Какой ценный продукт создает бизнес ассистент—: необходимые документы, свежие поправки

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой ценный продукт создает бизнес ассистент и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.

Содержание

Профессиональные навыки общения (и любовь к правде)

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» — это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.

Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.

Кто может стать личным ассистентом

Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
выполнение личных поручений.
ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
ведение графика и контроль медицинских обследований;
контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.

умение работать с документацией;
умение планировать время (свое и директора);
организационные навыки;
знания финансовой системы, математические навыки;
поддержка деловых контактов;
знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
работа заместителем директора и офис-менеджером.

Что должен уметь?

Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.

Востребованность

Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.

Но для того, чтобы это все работало, вам самому нужно понять, какой у вас бизнес-процесс. Если вы приведете помощника на несуществующие процессы и попросите сделать маркетинг или наладить продажи, даже самый дорогой специалист начнет задавать вопросы о процессах и структуре, на которые ему можно опереться.

Когда предпринимателю нужен бизнес-ассистент?

Вы можете вместе составить матрицу навыков — что нужно сделать, чтобы он попал из точки А в точку Б. И дальше работать с ним над его желаниями. Например, человек хочет быть главным по СММ — предложите ему начать писать тексты, прочитать 15 полезных статей и написать по ним саммари, прочитать нужную книгу, сделать по ней выжимку и поделиться со всей командой (или только с вами, если команды нет).

Три системы оплаты работы ассистента

Можно договариваться, что 60-ти тысяч нет, но есть например тридцать, и отсюда можно плясать. Дальше идет обсуждение по пунктам, и оказывается, что некоторые пункты можно пропустить, а к некоторым вернуться только через полгода.

Если каждый руководитель и сотрудник предприятия будет знать общую цель компании, а также понимать, что конкретно требуется от него, то предприятию будет легче добиться выполнения своего плана на 100%. Также не стоит забывать и о мотивации сотрудников. Каждый из них, при достижении ЦКП, должен получать достойную оплату труда.

Почему же многие сотрудники и даже руководители не знают или не понимают свой ЦКП? Да все очень просто — им его никто не сообщил. Никто не объяснил сотрудникам цель, миссию и ЦКП всей компании. Соответственно сотрудник не ощущает себя частью команды, не понимает какой от него требуется результат. Но как же на практике использовать этот инструмент?

Примеры ЦКП отделов.

На самом деле, чтобы сотрудники начали работать на результат одного только знания ЦКП не достаточно. Давайте разберемся, как на практике добиться того, чтобы сотрудники не только знали свой ЦКП, но и выполняли его, стремились к результату КАЖДЫЙ ДЕНЬ!

Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.

Тернистый путь в профессию

Постоянно учись. Дело в том, что эта профессия многоплановая. Поэтому чтение книг по корпоративному общению, организации рабочего времени, прохождение профессиональных тренингов и курсов обязательно. Если тебе не интересно развиваться и ты не готов постоянно учиться, то оставь эту профессию. В ней остаются стрессоустойчивые, суперорганизованные люди, чуть ли не читающие мысли своих руководителей.

Скоростная магистраль

Будь готов работать 24/7 в темпе твоего руководителя. Более того, ты должен знать, что он делает в каждый момент времени: находится на конференции, летит в самолёте, гуляет в парке с дочкой. Да, знать наизусть, без шпаргалок.

Таких ассистентов не отпугивает неопределенность. Они могут взять неясное задание и выяснить в определенных границах, как лучше всего его выполнить. Они могут обрабатывать весьма расплывчатые задачи и «довести их до ума».

Административный помощник, или «администратор» — это тот, кто может хорошо справиться со многими задачами. Но только до тех пор, пока существует четкий процесс и эти задачи находятся в пределах того, что ожидает администратор. Другими словами, он хорошо выполнит ту работу, к которой привык.

Первый тип: мальчик на побегушках

Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые нашел для себя каждый из присутствующих. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способны или достаточно уполномочены, чтобы выполнить требуемую от них работу. Сама собой дискуссия о времени плавно перетекла в разговор о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют потребностям своего начальника.

Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать. Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.

Что делает мой бизнес-ассистент?

Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.

Как я искал ассистента

Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?

Для начала просто вспомните и зафиксируйте все задачи, которые вам нужно выполнить за неделю. Список должен включать в себя все — от покупки кофемашины в офис до запуска нового проекта. Если вы готовы принять на работу ассистента высокого класса, который будет на связи в режиме 24/7, вы можете внести в перечень даже организацию вашего отдыха или занятий спортом.

1. Составьте полный список дел

И самое важное: напротив каждого пункта напишите примерное время, которое уйдет на его выполнение, а потом суммируйте все цифры. Скорее всего, вы удивитесь, сколько часов вам приходится тратить на вещи, не соответствующие вашей должности.

2. Разделите все задачи на три группы

Распределите пункты по трем колонкам, чтобы понять, какие вещи вы можете поручить ассистенту, а какие нет. В первой группе будут те задачи, которые действительно способны решить только вы (в основном, это стратегические вопросы). Вторая категория — повторяющиеся и обыденные дела (например, проверка электронной почты и организация совещаний). А в третьем разделе будут задачи, которые стоит поручить тому, кто выполнит их лучше вас. К примеру, личный помощник с блестящим знанием английского языка сможет собрать полную информацию об иностранных партнерах.

ЦКП — ценный конечный продукт — это тот самый результат, который Вы ждете от сотрудника или отдела, за что Вы им платите деньги. В этом названии каждое слово имеет значение. Это именно ценный продукт, законченный. Это ни в коем случае не процесс делания,а именно результат. Ниже рассмотрим примеры.

Как сформулировать ЦКП для своих сотрудников и всей компании:

Примеры ЦКП отделов.

Со своими заказчиками мы вписываем в оргсхему ЦКП всех сотрудников — то есть кратко пишем результат, который от них требуется. Вот пример — фрагмент организующей схемы реально существующей компании по производству бумажной посуды.

Требования большинства руководителей совпадают: знание английского языка, опыт работы, презентабельная внешность, чувство стиля, возраст около 30 лет (государственные структуры и крупные компании обычно просят найти ассистента старше 35 лет).

За счет чего удается подбирать ассистентов с такой ювелирной точностью? Во многом, благодаря отсутствию среди кандидатов случайных людей. Всех их Марина знает лично (они регулярно встречаются на проводимых агентством бизнес-завтраках), а некоторые прошли обучение в ее школе персональных ассистентов.

Невыдуманная история

Ни черта не успеваю, все время, как белка в колесе. Дети скоро забудут, как папа выглядит. Пока был рядовым сотрудником, времени на все хватало, а тут столько дел одновременно навалилось. О развитии и думать боюсь, хоть бы текущие задачи осилить…