Какой результат работы у бизнес ассистента—: необходимые документы, свежие поправки

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой результат работы у бизнес ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
Оффлайн-предприниматели, чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Содержание

Ключевые навыки помощника руководителя

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.

Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.

Обязанности бизнес-ассистента

Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.

Я медитирую, пишу аффирмации (позитивные утверждения, которые нужно повторять несколько раз. — Прим. ред.), умею абстрагироваться от работы. Главное, если даже сделала что-то не так, понимать, что претензии тут не к тебе как личности, а просто к твоей ошибке.

Около 15 тысяч я трачу на уход за собой: косметолог, парикмахер, ногти. На одежду трачу очень много, за один поход в магазин могу с легкостью набрать барахла на 20 тысяч, а если это обувь или верхняя одежда, то еще больше. Просто приходит в голову: «Мне нужна эта майка!» — и я ее тут же беру. Потом это все складируется дома. Недавно я отдала девять огромных мешков с обувью, одеждой, сумками — и все новое, с этикетками. В интернете ничего не заказываю, мне надо пощупать, посмотреть. Сумки я покупаю либо Michael Kors, либо Furla, а одежду могу взять и в масс-маркете: Zara, Mango.

Рекомендуем прочесть: Субсидии Молодым

Иногда даже приходится нанимать двух помощниц: одна ведет календарь и разгребает горы бумаг, а другая — для красоты.

Я покупаю бумажные книги, читать электронные не могу. Они сейчас дорогие, по 800–1 000 рублей каждая, а я читаю быстро. Если мне нравится произведение, то за пару дней могу прочитать от начала до конца, используя для этого любую свободную минуту. Обычно, когда прихожу в магазин, я беру не одну, а сразу две-три книги.

Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.

Кто может стать личным ассистентом

Если вы сомневаетесь насчёт того, стоит ли вам выбирать эту профессию или априори не знаете, в каком направлении хотите двигаться, возможно эта статья станет для вас ответом на многие вопросы. И вы с уверенностью скажете: “Да, теперь я знаю, что делать!”. Поэтому, читаем и получаем ответы, развеивая сомнения!

Чек – лист: обязанности ассистента

Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.

Полная административная и информационная поддержка руководителя.
Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.
Cогласование документов.
Составление графиков, таблиц.
Приём звонков.
Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook.
Отслеживание исполнения поручений руководителя.
Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).
Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)
Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
Организация встреч руководителя и прием посетителей.
Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
Оформление презентаций в PowerPoint.
Подготовка материалов к совещаниям, переговорам.
Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах.
Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров.
Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя.
Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.
Общение с банками (российские, зарубежные) предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.
Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач).
Проведение переговоров вместе с топ-менеджментом компании.
Контроль расходов.
Переводы документов с русского языка на английский язык и с английского языка на русский язык.
Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.
Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.
Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.
Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.
Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением «обратной связи» руководителю.
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг.
Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов (в том числе за границей).
Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю из департаментов холдинга.
Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
Решение организационных и хозяйственных вопросов.
Участие в переговорах, в т. ч. в качестве переводчика (англ. яз.)
Организация переговоров и встреч руководителя.
Решение нестандартных задач.
Организация и протоколирование совещаний.
Ведение переписки с деловыми партнерами.
Организация и ведение делопроизводства и архивного дела:
- работа с входящей и исходящей документацией
- организация подписания документов
- разработка и внедрение регламентов
Организация корпоративных мероприятий.
Подготовка авансовых отчетов.
Координация работы курьеров и водителей.
Подготовка деловых писем партнерам и сотрудникам.
Ведение и актуализация базы контактов руководителя.
Информационная поддержка руководителя.
Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка) руководителя.
Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя.
Сопровождение руководителя в бизнес командировки.
Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя.
Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
Деловая переписка (на русском/английском).
Ведение проектов и решение организационных вопросов.
Координация административно-хозяйственных блока.
Взаимодействие с иностранными бизнес-партнерами.
Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах.
Составление и перевод документации с русского на английский язык и обратно.

Администрирование
Делопроизводство
Деловой этикет
Высокая скорость печати
Бизнес-этикет
Архивное дело
Электронный документооборот
Работа с конфиденциальной информацией
Грамотный русский язык (устный и письменный)
Ведение переговоров
Этика и культура делового общения
Владение орг. техникой
Работы с бухгалтерскими документами
Работа с первыми лицами компании
Договорная работа
Протоколирование
Travel-поддержка
Event Management
Lifistyle management
Грамотный русский язык (устный и письменный)
SAP
Lotus Notes
Банк-Клиент
ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
Подготовка презентаций
Организация встреч
Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
Письменный перевод
Устный перевод
Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Координация работы топ-менеджеров компании.
Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
Прием входящих звонков и их распределение.
Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
Встреча и координация гостей.
Помощь в организации корпоративных мероприятий.
Travel-поддержка.
Административная поддержка генерального директора.
Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
Координация работы курьерских и клининговых служб.

выполняет любые поручения руководителя;
ставит задачи топ-менеджерам;
контролирует работу отделов;
готовит отчеты, принимает звонки;
покупает авиабилеты и цветы;
пишет статьи и ведет соцсети;
размещает рекламу;
ведет документооборот;
организует мероприятия для компании;
понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
выполняет поручения членов семьи руководителя;
на связи круглосуточно.

Как предприниматели видят помощников

Как-то я искала ассистента для бренд-шефа крупного ресторанного холдинга. Требовалось, чтобы он знал несколько языков, управлял кухней, общался с поставщиками и имел приятную внешность. Была ситуация, когда шеф опаздывал на самолет. Ассистент нашел контакты командира экипажа и руководителя авиакомпании и договорился, что самолет не улетит без шефа.

Сколько платят помощникам

Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.

Идите к друзьям. Часто фрилансеры игнорируют друзей, знакомых и родственников в качестве работодателей. Это ошибка. Перед тем, как отправляться на поиски в интернет, вспомните о контактах из реальной жизни.
Обратитесь к соцсетям. По данным международного опроса фрилансеров «Пэйонир», за 2018 год в Фейсбуке успешно ищут работу 54% фрилансеров, что на 14% больше, чем в Линкедине. Пишите в группы по поиску работы, откликайтесь на вакансии, демонстрируйте экспертность в постах — и ваша активность не останется незамеченной.
Пишите бизнесменам напрямую. Часто они раскручивают проект самостоятельно и остро нуждаются в помощнике, который освободит их от ежедневной рутины. Относитесь ответственно к обязанностям, проявляйте инициативу — и быстро вырастите до продюсера или партнёра.
Стучитесь в рекламные агентства. Зачастую они берут больше проектов чем могут себе позволить, поэтому постоянно ищут толковых подрядчиков.

Чаще всего новой профессией интересуются молодые мамы в декрете, которые хотят чувствовать себя социально востребованными и получать стабильный доход, но при этом не разлучаться с малышом. На Helppy учились брокеры, бухгалтеры, воспитатели, менеджеры, радиоведущие, банковские служащие, продавцы и домохозяйки.

Что умеет бизнес-ассистент

Дальнейший карьерный рост зависит от времени и амбиций. Если вы готовы работать по восемь часов в сутки, начинайте продюсировать. Внедряйте новые проекты и упаковывайте их под ключ. Продюсер не отчитывается перед работодателем за каждый шаг, он несёт ответственность за результат. Сам выстраивает график работ, подбирает команду, координирует рабочие процессы и контролирует финансовые показатели.

Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. «Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать). В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась «техническая» помощница. Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты», — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса «Профессия: удаленный PR–менеджер».

Загадка: кто «в беде не бросит, лишнего не спросит»? Правильно: настоящий, верный личный ассистент. Детские песни, конечно, учат совсем не этому, но бизнес диктует свои правила. А именно — платить тем, кто готов подставить плечо. Вместо известного принципа «разделяй и властвуй» в бизнесе уже давно закрепилась другая формула — «оптимизируй и делегируй». Как раз из нее выросла специфичная должность — ассистент руководителя, или личный помощник.

В самом деле, работа личного помощника не слишком отличается от образа, представленного в поп–культуре. Что умница Пеппер Поттс из «Железного человека», что Андреа из «Дьявол носит Prada» — все сплошь ответственные, а впоследствии еще и всемогущие. Вообще говоря, канонично киношные истории порой случаются с личными помощниками и в жизни. «У меня была помощница, но я переехала в Москву, и мы перешли на дистанционный формат работы. Сейчас Алия возглавляет торговый дом, который занимается реализацией косметики по всей нашей сети», — рассказывает Альбина Назарова.

Декретный запуск. Можно ли построить карьеру в декрете

А кому вообще нужны эти самые ассистенты? В первую очередь — владельцам своего дела, которым, как в рекламе, необходимо «заниматься бизнесом, а не бумажками». «Личный ассистент, на мой взгляд, нужен практический любому собственнику бизнеса, у которого развита коммуникация, а численность штата — больше 10 человек. Далеко не всегда это должен быть глава целой корпорации. Напилить функционал можно и из личных поручений», — уверена генеральный директор HR–компании «Сотер»Милана Джиджоева.

Конечно же, без личных помощников. Сейчас в компаниях cуществуют различные виды административных позиций, и в них легко можно запутаться. Давайте разберемся, в чем разница между секретарем-референтом, персональным ассистентом, личным помощником, и какие должности еще существуют.

Если вам нужен сотрудник, выполняющий поручения личного характера, то вам следует нанять персонального ассистента. Он будет решать вопросы, связанные только с вашей личной жизнью: организация семейных торжеств, планирование отдыха, покупка подарков и т.д.

Самое главное преимущество личного помощника — он подчиняется только вам (но это не значит, что он — ваш личный раб). Его основная обязанность — освободить начальника от любых административных и организационных проблем. Такой сотрудник должен сделать вашу работу максимально комфортной.

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Во-первых, времени катастрофически мало. Рано утром из дома ушел, ночью вернулся, без сил рухнул в постель. Во-вторых, особого прогресса при этом не наблюдается. Где были полгода назад, там и остались, а молодые азартные конкуренты уже на пятки наступают.

Невыдуманная история

А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».

Откуда берутся персональные ассистенты?

Однажды к ней обратились учредители российской компании по производству мебели в американском стиле. Тогда у них была, по сути, только идея бизнеса. Пригласили стать менеджером по развитию. Марина согласилась. Дело спорилось: за полгода с нуля организовали производство, нашли 5 дилеров.

Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.

Тернистый путь в профессию

Постоянно учись. Дело в том, что эта профессия многоплановая. Поэтому чтение книг по корпоративному общению, организации рабочего времени, прохождение профессиональных тренингов и курсов обязательно. Если тебе не интересно развиваться и ты не готов постоянно учиться, то оставь эту профессию. В ней остаются стрессоустойчивые, суперорганизованные люди, чуть ли не читающие мысли своих руководителей.

Скоростная магистраль

У «Международной Академии Бизнес-ассистентов» есть специальная онлайн-платформа, на которой и происходит обучение. Тебе будут присылать задания — теорию и практическую часть. За тобой закрепят куратора, который будет проверять домашние задания, давать обратную связь. Когда закончишь обучение и выполнишь все домашние задания, тебе выдадут сертификат международного уровня.

Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются. Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.

Мне важно, насколько человек организован. Я просил всех на собеседовании открыть ноутбук или смартфон и показать свой Google-календарь. А дальше детально изучал записи. На этом этапе сливались 60–70% соискателей.

Что делает мой бизнес-ассистент?

Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.