Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Замечания к листу согласования договора образец и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.
Коллеги! Блог переехал. Старые статьи остаются здесь, но актуальны они на момент написания. Будьте пожалуйста внимательны! Новые статьи, много видео здесь: http://vk.com/thebestsecretary или в инстаграм documenty_i_arhiv . На вопросы отвечаю быстрее всего через инстаграм. Жду вас там. ©Евгения Кожанова
ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если электронное согласование документов в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.
Общая информация о листе согласования
- руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
- начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
- финансовый директор – согласует экономическую часть;
- главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
- начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно
ответственный исполнитель договора; 6.2.2. структурные подразделения и заместители руководителя Организации по принадлежности к предмету договора; 6.2.3. руководитель финансово-экономического отдела; 6.2.4. главный бухгалтер; 6.2.5. юрист (или: юрисконсульт). 6.3.
После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе.
Формирование листов согласования договоров в электронном виде
Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
Внутреннее согласование
При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.
Подготовка проекта договора
На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.
После заполнения таблицы инициатор предлагаемых изменений подписывает оформленный документ, скрепляя его печатью предприятия и отправляет его контрагенту. Последний получив, такой документ подписывает его и скрепляет свой печатью, при согласии с предлагаемыми правками условий контракта, или отказывается подписывать, что влечет за собой аннулирование проекта контракта.
В некоторых обстоятельствах на небольших фирмах составлением ПР может заниматься секретарь фирмы по распоряжению руководителя, но в любом варианте, подписывать окончательный текст ПР обязан руководитель фирмы.
В каких случаях используется протокол разногласий?
В таких обстоятельствах договор удобнее отправлять друг другу по электронной почте в режиме редактирования, чтобы контрагенты могли внести правки в MS Word в опции «рецензирование». То есть, в проект контракта записываются предложения с примечаниями и комментариями, почему поставщик настаивает на таких условиях контракта. Такая переписка особенно удобна, если стороны, по каким-то причинам не могут встретиться. Также, такая процедура обеспечивает «паузу» на согласование своей позиции со специалистами своего предприятия.
Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.
Что такое лист согласования?
Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.
Алгоритм согласования документов на предприятии
Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.
— лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.
Согласование проекта договора
При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.
После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.
Формирование листов согласования договоров в электронном виде
Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.
Договорная работа
Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.
Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.
ТУ есть, список, с кем надо согласовать есть, а вот четкого плана нет пока что. На местах говорят, что сами не знают, на верхушке — сначала согласуйте на местах, а потом приходите. Но в принципе неразрешимых проблем пока нет, так что разберемся🙂
И спасибо за советы!
4. Согласование в СЭД
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
