Какой продукт создаёт бизнес ассистент—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой продукт создаёт бизнес ассистент и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.

Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?

Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.

Обязанности бизнес-ассистента

Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.

• высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
• стаж работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстравертность, умение идти на контакт;
• возможность уезжать в командировки;
• готовность к неточному графику работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотная речь.

Требования к персональному ассистенту

Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.

Зарплата и перспективы

• умение работать с документацией;
• умение планировать время (свое и директора);
• организационные навыки;
• знания финансовой системы, математические навыки;
• поддержка деловых контактов;
• знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
• работа заместителем директора и офис-менеджером.

Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.

Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.

Беспощадная расстановка приоритетов

При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Вводим в курс дела

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

Чтобы работать ассистентом, никакой специальной квалификации не требуется. Обычно просто ищут человека с высшим образованием. Студентам такая работа точно не подойдет, никто не будет отпускать тебя на сессии. Мой диплом психолога не особенно помогает мне в работе: я же не буду раскладывать человека по гештальту или разбирать, почему он себя девиантно ведет.

Сошлись характерами

Зарплата ассистента делится на две части: официальную, которую выплачивает компания, и благодарность от руководителя. Премия от начальника всегда разная, на его усмотрение. Я сама не могу понять, от чего это зависит, наверное, от настроения. Не было такого, что в одном месяце было много работы, потому и бонус больше, а в другом все относительно расслабленно, и тогда денег меньше. В среднем у меня выходит около 150 тысяч рублей.

Вакансия с подвохом

У меня был случай, когда я только персональным ассистентом генерального директора. Через месяц он сказал мне, что хотел бы, чтобы я утром готовила ему яичницу и гладила рубашки. Я сопровождала его везде: на всех совещаниях, встречах, обедах — и сказал он мне это как раз во время еды, будто в этом нет ничего особенного. Тут же, конечно, предложил повысить зарплату, снять квартиру, оплатить фитнес и просто давать деньги. Я отказалась, объяснила, что у меня есть молодой человек. А через неделю руководитель сам мне сказал, что мы с ним не сработаемся и мне лучше уволиться.

Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.

Тернистый путь в профессию

У «Международной Академии Бизнес-ассистентов» есть специальная онлайн-платформа, на которой и происходит обучение. Тебе будут присылать задания — теорию и практическую часть. За тобой закрепят куратора, который будет проверять домашние задания, давать обратную связь. Когда закончишь обучение и выполнишь все домашние задания, тебе выдадут сертификат международного уровня.

Скоростная магистраль

Звучит фантастически, но это суть профессии бизнес-ассистента. Пойми, что бизнес-ассистент — это не робот. Бизнесмены его нанимают, чтобы разгрузить свою голову и при этом решить много задач. Вот хороший пример: руководитель летит в Париж. Ты, будучи его ассистентом, анализируешь прогноз погоды и в багаж добавляешь зонт. Не потому, что руководитель так сказал, а потому, что ты думаешь наперёд и снимаешь с него необходимость эту задачу решать. Попав под дождь, руководитель не должен думать, что ему делать в этой ситуации. Об этом думать — задача бизнес-ассистента.

Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

— советует Георгий Соловьёв (SkyEng)

Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются. Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.

Как я искал ассистента

Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке. Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.

Т.К.: Ок, я услышала! «Задолбаться!» Это позитивный момент в вашей карьере, друзья! Ничего плохого в этом нет. Не пытайтесь навешивать на себя миллион всяких задач, просто время пришло искать ассистента.

Консультант по построению онлайн-бизнеса

О.Ш.: Можно поступить хитрее, можно спросить у него: «Чего ты хочешь, кем ты хочешь быть в нашей компании»? Помечтайте вместе! В первую очередь, вы — человек и общаетесь с другим человеком. И этому сотруднику долгое время придется с вами работать. Спросите, какова его мечта. Никто не хочет работать ассистентом, это не есть мечта. Мечта — это быть начальником или иметь мини-проект в компании, или открыть собственный бизнес. Можно предложить встроить его проект в свою компанию — государство в государстве.

Три системы оплаты работы ассистента

Иногда люди возвращаются. Иногда ассистент уходит, собственник звонит мне в слезах, потому что бизнес-процессы не успели прописать и надо начинать все заново, а потом некоторые люди возвращаются. Потому что, например, на новой работе не хватает драйва.

• Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
• Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» — это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.

• Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
• предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
• полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
• разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
• в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
• доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
• выполнение личных поручений.
• ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
• ведение графика и контроль медицинских обследований;
• контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
• подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.

Кто может стать личным ассистентом

Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.

Понедельник, 16:30. Боссу нужно срочно открыть счет в иностранном банке (не в России) на компанию. Дедлайн: вторник, 14:00. Банк категорически отказывается принимать сканы с подписями директоров, которые в настоящий момент находятся в разных странах.

Примерно такой текст можно услышать в приватной беседе от многих «биг-боссов». Ситуация знакомая и на первый взгляд тупиковая. Ну да, работы много, времени мало, большинство так и живет. Мы отправились на поиски «волшебной пилюли» и нашли ее! Вот как дело было…

Немного теории. «Сказка о потерянном времени»

Всем известное «правило 80/20» гласит, что 20% наших действий дают 80% результата. Перри Маршалл, один из самых дорогих и востребованных бизнес-консультантов мира, ввел интересную квалификацию задач, с которыми ежедневно сталкивается любой бизнесмен.

Когда мы с парнем расстались, я стала снимать квартиру за 26 тысяч рублей. На еду уходит никак не меньше 20 тысяч, а иногда и все 30. Я очень ответственно отношусь к питанию, потому что знаю, что потом это скажется на здоровье, а лечиться будет еще дороже. Не хожу в фастфуд, покупаю органические продукты, могу взять правильные десерты, а они стоят рублей по 300. Иногда руководитель дает деньги, чтобы я купила или заказала еду для него, тогда могу еще что-то взять себе.

На собеседовании не понять, сработаетесь вы или нет, — это станет ясно только через недели две. Нужно, чтобы ассистент не раздражал руководителя, чтобы они подходили друг другу по характеру. Мне кажется, что обязательно нужно совпасть по энергетике. Есть люди-вампиры, а есть доноры: одни забирают энергию, а другие отдают. Потом еще будет испытательный срок три месяца, чтобы притереться друг к другу.

В среднем 150 000 рублей

Есть и ассистенты с «дополнительными обязанностями». Такие вакансии обычно можно вычислить уже по описанию: подозрительно большая зарплата, предложение снять жилье, заграничные поездки с боссом. Сама фраза «выполнять личные поручения» еще ничего не значит — это может быть покупка продуктов и сигарет, а вовсе не совместный отдых на Ибице. Иногда, получив твое резюме и фото, неприличное предложение отправляют отдельным письмом. Спрос на таких специалистов есть, и предложение тоже.

Для начала просто вспомните и зафиксируйте все задачи, которые вам нужно выполнить за неделю. Список должен включать в себя все — от покупки кофемашины в офис до запуска нового проекта. Если вы готовы принять на работу ассистента высокого класса, который будет на связи в режиме 24/7, вы можете внести в перечень даже организацию вашего отдыха или занятий спортом.

1. Составьте полный список дел

Для многих предпринимателей и топ-менеджеров делегирование — сложный процесс, который иногда лучше не запускать. Руководители опасаются поручить кому-то часть задач, потому что уверены: никто не выполнит работу так же быстро и качественно, как они сами. На самом деле, это не так — конечно, если все делать правильно.

2. Разделите все задачи на три группы

Чтобы использовать потенциал бизнес-ассистента, вы должны быть всегда на связи. Сегодня это просто: существует множество инструментов для обмена идеями и файлами, постановки задач и контроля их выполнения — от Trello до продвинутых CRM-систем.

• организация работы, планирование задач;
• работа с сайтом на платформе WordPress;
• воронка продаж инфопродуктов;
• сервисы почтовых рассылок;
• создание лендинга;
• работа в соцсетях;
• поддержка тренингов и вебинаров;
• поиск работы, стажировка.

10. Профессиональный ассистент-помощник руководителя – Профи Карьера

• работа с документами;
• личный и бизнес-ассистент: отличия и общие черты;
• планирование, управление временем, делегирование;
• организация и поддержка руководителя в командировках;
• полезные сервисы и программы;
• профессиональный имидж;
• деловой этикет;
• эффективные телефонные коммуникации.

Профессиональный секретарь – помощник руководителя: основы мастерства – ФинКонт

• личный бренд ассистента;
• выстраивание отношений с начальником по системе Гарвардской школы бизнеса;
• соционика для построения эффективных отношений, нетворкинг;
• тайм-менеджмент и делегирование;
• стрессоустойчивость и психология;
• деловой стиль общения и коммуникации, в том числе на английском языке;
• делопроизводство;
• программы-помощники и др.

В первую очередь ассистент берёт на себя рутину: ведёт переписку с клиентами, координирует работу с подрядчиками, администрирует группы в соцсетях, готовит материалы для презентаций и лендингов, запускает рассылки и готовит вебинарные комнаты.

Функции

Альтернативный вариант — откликайтесь на вакансии и предлагайте свои услуги бесплатно или за символическую оплату в обмен на обучение. Вакансии ищите в профильных группах в социальных сетях и на сайтах по трудоустройству в разделе «Удалённая работа».

Где учиться

Чтобы попасть на стажировку, составьте список из 20 компаний, которые соответствуют вашим профессиональным интересам. Это могут быть рекламные агентства или небольшие онлайн-проекты. Зайдите к ним на сайты и найдите имейлы. Внесите их в отдельный список, а потом садитесь и пишите подробные письма.

10. Некоторые черты характера можно отнести как к недостаткам, так и к преимуществам. К примеру – скромность или гибкость. Ваша задача – всегда проявлять Ваши недостатки в как достоинства в нужный момент времени.

Об авторе

Для любителей неординарных ивентов: могу отправить в поход на необитаемый остров или на Марс, искать выживания в дремучих лесах, готовить еду на высоте 3000 метров, учить ставить палатки и управлять дикими лошадьми – я 15 лет прожила в Киргизии.

Пример эффективного поста в фейсбуке о поиске работы Катариной Калараш из Москвы

За многолетнюю практику работы в качестве бизнес-ассистента, я убедилась, что быть личным помощником – очень тяжелый и ответственный труд. Однако, если этот труд Вам в кайф и вы не боитесь трудностей, то из профессии бизнес-ассистента можно извлечь массу плюсов, как получилось у меня.