Трудовые книжки в 2020 году каким документом передавать ответственному лицу

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Трудовые книжки в 2020 году каким документом передавать ответственному лицу». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Немаловажным является перечень мероприятий, которые согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ работодателям предстоит осуществить в 2020 году в целях организации работы по ведению сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Среди них:

1. Обязанности представления работодателем сведений о трудовой деятельности работникам, в отношении которых ведутся трудовые книжки, законопроектом о внесении изменений в ТК РФ не предусматривается.
2. Предполагается, что сведения о трудовой деятельности могут быть запрошены работником у работодателя по последнему месту работы. Работодатель предоставляет соответствующую информацию исключительно за период работы у него данного работника.
3. Работник сможет выбирать, в каком виде: документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом, или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, ему должны быть выданы сведения. Однако второй вариант, как предполагается, будет возможен только при наличии такой подписи у работодателя.
4. Помимо работодателей, «источниками» получения работниками сведений о трудовой деятельности планируется сделать ПФР, МФЦ и портал госуслуг.

«Дублирование» информации

Согласно предлагаемой редакции новой ст. 66.1 Трудового кодекса сведения о трудовой деятельности работника будут включать информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Эти данные, которые будут вноситься в индивидуальные лицевые счета работников – ст. 6 закона о персонифицированном учете планируется дополнить соответствующим п. 2.1, – будут практически идентичны указываемым в настоящее время в трудовых книжках, включая информацию, например, о структурном подразделении, в которое принимается или переводится работник, о специальности, профессии работника с указанием уровня квалификации (разряда, класса, категории) при наличии, реквизиты приказов и иных документов, оформляющих трудовые отношения с данным работником. Однако информацию об образовании и награждениях работника, которая в настоящее время тоже отражается в трудовой книжке, в состав сведений, передаваемых работодателем в ПФР, включать не планируется.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.

Подписка на новости

Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

17 сентября 2020 15:09

Граждане России, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Преимущества электронной трудовой книжки

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2020 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

• система ЭТК — это информационная база, в которой может произойти сбой и утрата сведений;
• при неверном внесении информации сведения могут затеряться, а доказывать их нужно будет бумажными документами (трудовой книжкой, трудовым соглашением);
• не все граждане РФ в силу низкой степени цифровизации общества способны получать информацию о периодах работы через компьютер или смартфон;
• у кадровиков увеличится объем работы, если нужно будет вести трудовые книжки в обоих форматах;
• бухгалтерам или кадровикам нужно будет подавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

Как будут выглядеть

Для ведения ЭТК работодатель должен направлять информацию в ПФР. В ней будут содержаться данные о том, кто именно из физических лиц принят на работу или уволен, а также перемещен путем перевода.

Законопроект: принят или нет

1. внести изменения в локальную документацию компании. При этом информацию во внутренних документах нужно дополнить сведениями об электронном кадровом учете. Изменения нужно согласовать с профсоюзом, если он есть в компании;
2. проинформировать сотрудников о внесенных изменениях. Уведомить их в срок до 30 июня 2020 года о необходимости подать заявление, чтобы их трудовые книжки велись в обычном порядке или в электронном виде. Проинформировать работников нужно в письменном виде, используя самостоятельно разработанный шаблон уведомления;
3. принимать заявления от персонала на ведение трудовой электронно или на бумаге вплоть до 31 декабря 2020 года. При необходимости можно утвердить шаблон этого документа или же принимать заявления в произвольной форме;
4. после 31 декабря 2020 года передать работникам под подпись их бумажные трудовые, если они согласны на их оформление только в электронном виде. В книжках нужно проставить отметку, что работник передал заявление на ведение ЭТК;
5. компания должна периодически передавать отчеты СЗВ-ТД. При этом документ будет направляться ежемесячно не позже 15-го числа (с 1 января 2020 года) и на следующий рабочий день после приема или увольнения (с 1 января 2021 года);
6. при увольнении работника компания выдает ему на руки СЗИ-ТД. В этом документе будет отражаться вся информация о трудовой деятельности сотрудника именно у данного работодателя.

• в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
• на портале Госуслуг;
• через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет:

Законодательство об электронных трудовых книжках

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы;

Если работник подаст письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (вместо бумажной трудовой книжки), то работодатель должен будет выдать ему трудовую книжку на руки. При этом работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 661 ТК РФ.

Куда и как передавать сведения о трудовой деятельности работников?

Если работник не подаст работодателю такое заявление, то работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном виде, как раньше. Кстати, в первоначальной версии проекта предлагалось, наоборот, всех работников, которые не написали заявление, автоматически перевести на электронные трудовые книжки. За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохранится при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

• не позже 30 июня 2020 года компания обязана известить персонал о необходимости передать заявление;
• в нем указывается пожелание работника по ведению трудовой в бумажном либо электронном виде. Передать его нужно не позже 31 декабря 2020 года. При неподаче заявления компания обязана оформлять трудовую в обоих форматах;
• если человек трудоустраивается впервые после 1 января 2021 года, то его книжка будет только электронной;
• сведения в ЭТК — это персональные данные. За их раскрытие ответственный сотрудник будет нести ответственность;
• данные для ЭТК будут направляться работодателями привычным методом, как и иная отчетность в ПФР;
• сведения в электронной и бумажной трудовой будут совпадать;
• заявление об оформлении трудовой в электронном или бумажном виде будет находиться в ПФР. Если сотрудник сменит работу, за ним сохраняется право на основании этого документа ведение трудовой на бумаге;
• при устройстве на работу человек сможет предъявлять новому работодателю данные о периодах работы и электронно, и на бумаге. Эту информацию компания будет использовать для внесения в кадровый учет;
• при увольнении работник будет получать данные о периодах работы либо в электронном, либо в бумажном виде;
• в ЭТК не будет включаться информация о награждениях.

Плюсы и минусы

• компания должна обеспечить техническую готовность как обрабатывать информацию, так и передавать ее в ПФР;
• на данный момент в программе 1С не реализована возможность формировать отчет СЗВ-ТД, поскольку его бланк еще не утвержден;
• сотрудник имеет право выбрать, в каком формате будет вестись его трудовая книжка. Работодатель не может принуждать его к ведению только в электронной форме, хотя для него это более удобно и менее затратно;
• на данный момент не установлено, какую ответственность будет нести работодатель в случае непредставления отчета СЗВ-ТД. Планируется, что в переходный период она будет отсутствовать, а при полном переходе на ЭТК будут предусмотрены конкретные штрафы за несоблюдение законодательства.

Как вести электронные трудовые книжки

• система ЭТК — это информационная база, в которой может произойти сбой и утрата сведений;
• при неверном внесении информации сведения могут затеряться, а доказывать их нужно будет бумажными документами (трудовой книжкой, трудовым соглашением);
• не все граждане РФ в силу низкой степени цифровизации общества способны получать информацию о периодах работы через компьютер или смартфон;
• у кадровиков увеличится объем работы, если нужно будет вести трудовые книжки в обоих форматах;
• бухгалтерам или кадровикам нужно будет подавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

Электронные трудовые книжки с 2020 года стали реальностью, президент подписал Федеральный закон от 16.12.2020 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Соответствующий законопроект № 748684-7 Правительство РФ внесло в Государственную Думу летом – 8 июля 2020 года. С тех пор документ прошел три чтения и был одобрен Советом Федерации. Поэтапный переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января следующего года.

elektronnye_trudovye_knizhki_etk_s_2020_goda.jpg

Закон обязывает перейти на электронные трудовые книжки лишь одну категорию работников – тех, кто ранее не работал и после наступления 2021 года устроится на работу впервые. Им не станут заводить бумажный документ, даже если такая просьба от них последует. Остальные сотрудники вправе сами решить, хотят ли они перейти на ЭТК или желают, чтобы работодатель вел обычную трудовую книжку, заполняя традиционный бланк. Сделать выбор они должны в течение 2020 года. Если цифровой аналог сотрудника не устраивает, ему нужно письменно проинформировать работодателя о своем желании оставить бумажную форму трудовой книжки.

Закон об электронных трудовых книжках 2020 года: основные пункты

Для получения сведений от работодателей ПФР разработал отчетную форму СЗВ-ТД, которую нужно будет представлять не позднее 15 числа следующего месяца за месяцем, в котором произошли кадровые изменения по работнику. Обязанность представления таких сведений предусмотрена другим новым Федеральным законом от 16.12.2020 №436-ФЗ об изменениях, вносимых в закон о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

• В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, дополняется новой ст. 66.1, которая, собственно, и вводит электронные трудовые книжки в оборот: закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2020 № 439-ФЗ).
• В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2020 № 436-ФЗ).

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.