Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Карточка справка при сдаче в архив и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.
Общая информация
Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение
Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.
обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?
2) Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
Сколько хранить документы после ликвидации ООО?
- работников Компании, а также субъектов, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера;
- кандидатов на замещение вакантных должностей в Компании;
- клиентов ООО Юридическая компания «Старт»;
- пользователей сайта ООО Юридическая компания «Старт»;
- Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
- Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
- Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
- Определение законченности сводной описи.
Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.
Составление описей
Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.
Пунктом 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Это относится к первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Сроки хранения учетных документов предусмотрены Перечнем, в котором эти документы детализированы по их видам. Заметим, что Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень построен по функциональному принципу, в него входят разделы, отражающие основные направления деятельности организации. Сроки хранения предусмотрены для документов:
— отражающих распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления;
— раскрывающих планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение;
— по трудоустройству, организации, нормированию и оплате труда, тарификации, охране труда;
— по работе с кадрами;
— по материально-техническому обеспечению деятельности и организации хранения материальных ценностей;
— по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций и пр.
Сроки хранения документов, содержащиеся в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Организации вправе применять указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, т.е. источниками комплектования архивов. Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов (годовые бухгалтерские балансы и отчеты). Эти организации обязаны хранить документы постоянного срока не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.
Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня). К таким документам относятся:
— сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты;
— передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;
— документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;
— документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;
— паспорта сделок;
— книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Лицевые счета работников должны храниться 75 лет. Они относятся к документам с длительным сроком хранения.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 г., началось с 1 января 2006 г.
Номенклатура дел составляется по установленной форме. Причем организация вправе разработать общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуры дел по структурным подразделениям. Следовательно, бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, так как он отвечает за ведение бухгалтерского учета в организации. Номенклатура дел бухгалтерии подписывается главным бухгалтером и согласовывается с лицом, ответственным за архив.
Номенклатура дел организации оформляется на бланке организации и утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения, в том числе бухгалтерия, получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. В ней предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все участки учета и вопросы деятельности организации.
Номенклатура дел бухгалтерии должна включать следующие разделы.
1. Индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах бухгалтерии. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 02-03, где 02 — индекс бухгалтерии (иного структурного подразделения), 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например приказы по основной деятельности должны иметь индексы 02-03, 03-03, 04-03 и т.д.
2. Заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих бухгалтерские балансы и отчеты. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому счету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного планом счетов бухгалтерского учета.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке папки неконкретных формулировок типа «разные материалы», «общая переписка» и т.п., а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления папок документов. В названии папки целесообразно предусмотреть период, за который систематизированы документы (например, авансовые отчеты за январь 200_ г., I квартал 200_ г.), что облегчает их поиск.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве названия папки употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в папке, например «Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости, табуляграммы)».
При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Решением Росархива от 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003 (далее — Перечень).
3. Количество дел (папок). Раздел заполняется по окончании календарного года. Бухгалтер указывает общее количество папок, в которых систематизированы определенные учетные документы. Например, отчеты кассира за год могут систематизироваться за каждый месяц, квартал или по полугодиям. Поэтому к концу года в наличии папки документов окажутся в количестве 12, 4 или 2 соответственно.
4. Срок хранения дела. Устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет.
5. Примечание. Проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Опции темы
Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Об этом сказано в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Согласно п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. В то же время в п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ). Сумма штрафа может быть установлена в размере от 20 до 30 МРОТ.
