Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Трудовая книжка учет в бухгалтерии 2020». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу
В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.
у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Важный нюанс: при обращении к работодателю эти сведения можно будет получить только за период работы у данного работодателя, в остальных случаях, которые указаны ниже, сведения будут выдавать с указанием всех работодателей;
Как вести электронные трудовые книжки?
Если работник не подаст работодателю такое заявление, то работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном виде, как раньше. Кстати, в первоначальной версии проекта предлагалось, наоборот, всех работников, которые не написали заявление, автоматически перевести на электронные трудовые книжки. За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохранится при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Когда начнут действовать новые правила?
В-третьих, работодатели обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Следующие изменения в 2020 году коснутся отслеживания товаров и НДС. За перемещением товаров начнут следить налоговики. На данный момент в перечень товаров пристального внимания входит 21 товар, но список еще не утвержден окончательно. Пока что известно про табак, духи, обувь и т. д. Перемещение товаров внутри страны будут отслеживать налоговики с момента ввоза.
Отслеживание товаров и НДС
Существенные изменения прежде всего будут связаны с обязательным переходом на электронный способ подачи всей отчетности. А это значит, что в 2020 году больше не нужно сдавать баланс в Росстат. ФНС станет единственной структурой, перед которой нужно будет отчитываться. Вся отчетность по финансам будет собираться и храниться в государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчетности (ГИР БО) под контролем ФНС. Доступ к ней будет не только у государственных органов, но и у работодателей.
Расчет зарплаты и НДФЛ в 2020 году
- Сперва нужно обновить все программное обеспечение для передачи сведений и 1С;
- Осуществить проверку локальных нормативных актов, касающихся трудовых книжек;
- Создать форму уведомления о переходе на электронные трудовые книжки;
- Создать форму заявления для работников, которые хотят сохранить трудовую книжку в бумажном формате.
После перехода на электронные трудовые книжки работодатели должны будут ежемесячно подавать сведения о том, какое кадровое мероприятие было осуществлено (прием, увольнение, перевод). Компании должны будут делать это не позже 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором осуществлено данное мероприятие. Именно на основе этой информации будут формироваться ЭТК.
Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде, то работодатель должен вести документ в двух форматах — и бумажном, и электронном. Если работник не подаст заявление в течение 2020 г., компания также должна будет вести трудовую книжку в бумажном виде.
Переход на электронные трудовые книжки
Исключение! По сотрудникам, впервые трудоустроенным с 2021 г., вся информация о периодах трудовой деятельности изначально будет вестись только в электронном формате (без оформления трудовой книжки в бумажном виде).
Если официально работающий гражданин такого заявления не напишет, бумажный вариант документа после 01.01.2020 будет выдан ему на руки, и сведения о профессиональной деятельности станут вноситься только в электронную базу.
Электронная трудовая книжка, как сообщает Пенсионный фонд РФ, это цифровой формат трудовой книжки, который полностью исключает физический носитель (бумагу) и позволяет всем работающим иметь доступ к сведениям о своей профессиональной деятельности в онлайн-режиме в любое время.
Изменения законодательства
Правительственная комиссия по законопроектной деятельности в июле 2020 года одобрила проект Федерального закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде)” и внесение изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, которые позволяют с 2020 года вести сведения о трудовой деятельности сотрудников – приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении – в электронном виде.
- 31 декабря 2020 года этот работник был трудоустроен, но не исполнял свои трудовые обязанности:
- Находился в отпуске;
- Находился на больничном;
- Был отстранён от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ или другими правовыми актами;
- Работник уже имел стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не был трудоустроен.
- Принять или изменить локально-нормативные акты при необходимости (с учётом мнения профсоюзной организации при наличии);
- Подготовить изменения в соглашения и коллективные договоры при необходимости (с учётом мнения уполномоченных представителей работников);
- Обеспечить техническую готовность для предоставления сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;
- До 30 июня 2020 года уведомить сообщить каждому работнику в письменной форме об изменениях в законе относительно электронных трудовых книжек и о возможности выбрать форму хранения информации – бумажную или электронную.
Что нужно знать работодателям об электронной трудовой книжке
С 1 января 2020 года работодатели обязаны каждый месяц не позднее 15 числа сообщать в Пенсионный фонд о кадровых мероприятиях (приём, перевод, увольнение). Для этого нужно будет сдавать отчёт «Сведения о трудовой деятельности работников» (СВЗ-ТД).
До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки, а также проинформировать их о праве сохранения бумажной версии трудовой книжки.
Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.
Что нужно знать работодателю
- у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);
- по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);
- на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).
Действующие сотрудники и принятые на работу в 2020 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2020 года.
