В личном деле сотрудника оригинал или копия периодического медицинского осмотра

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о В личном деле сотрудника оригинал или копия периодического медицинского осмотра и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Требовать от каждого нового работника, чтобы тот прошел предварительный медосмотр, и обеспечить проведение этого осмотра. В результате работодатель должен получить заключение по результатам медицинского осмотра и паспорт здоровья работника, а в специально оговоренных случаях — еще и медицинскую книжку.
Требовать от работников прохождения текущих (периодических) медосмотров и обеспечить проведение этих осмотров. Если сотрудник вовремя не посетил врачей и не сдал установленные законом анализы, его нужно отстранить от выполняемых обязанностей, вплоть до увольнения.
Организовывать и оплачивать медицинские осмотры для сотрудников. Удобнее всего заключить договор с частным медицинским центром.
Нести ответственность перед законом, если государственные контролирующие организации выявили, что работники не проходили медосмотры в установленные сроки, если отсутствуют необходимые документы. Если же из-за не пройденного медосмотра кто-то получил травму или погиб, наступает уголовная ответственность.

Содержание

Как получить заключение предварительного (периодического) медицинского осмотра?

Во-первых, нужно разобраться, в каких условиях работает персонал, какие есть профессиональные вредности, и в каком объеме каждый работник должен проходить медосмотры, насколько часто. Для этого нужно воспользоваться услугами организации, которая проведет оценку условий труда.

Ответственность за нарушения

Далее работодатель должен составить список контингента и поименный список сотрудников. Первый нужно предоставить в Роспотребнадзор, второй — в организацию, которая будут проводить медицинский осмотр (лицензированную клинику). В поименном списке должна быть указана следующая информация:

1. Установление пригодности сотрудника для выполнения работы по должности и предупреждение профессиональных заболеваний. Такие осмотры проходят лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или работах, связанных с движением транспорта, несовершеннолетние и др. Результаты медосмотров в первом случае оформляются в виде медицинского заключения, а во втором — в виде справки по форме 086/у. Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 №302н.

Медосмотры и цели их проведения

Срок оформления медкнижки может быть разным. Если работник будет проходить медицинское обследование, например, в поликлинике, он может затратить на это от недели до двух. Если медкнижка оформляется в специализированных медцентрах, она может быть оформлена за несколько дней.

За чей счет оформляется медкнижка?

Если речь идет об окончании срока действия результатов обследований и анализов, то работодатель выдает работнику направление на очередной медицинский осмотр, результаты которого снова вносятся в медкнижку.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

Что допускается, но с согласия работника

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

Определение

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Если срок прохождения обязательного медосмотра составляет 1 раз в 2 года, то после того, как предварительный медосмотр будет пройден работником, следующий медосмотр — периодический, он пройдет не позже двухлетнего срока.

Поэтому составьте заказное письмо с нулевой стоимостью, прикрепите к нему почтовое уведомление, сохраните у себя трек-код почтового отправления или копию квитанции. Оригинал квитанции пригодится бухгалтерии для возмещения почтовых расходов.

Как организовать предварительный медосмотр

Напоминаем руководителям, кадровиками и специалистам по охране труда. Если в организацию принимают на работу недавно уволенного сотрудника, его также нужно направить на предварительный медосмотр. Давность увольнения при этом значения не имеет (ст. 213 ТК, письмо Минтруда от 28.04.2017 № 15-2/ООГ-1224).

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. К адровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :

Какие документы должны быть

какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно хранится в личном деле сотрудника

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Обеспечение защиты персональных данных личных дел

Обратите внимание! Личные дела муниципальных и государственных гражданских служащих хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении с муниципальной службы личное дело служащего хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Не лишнее личное

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Образец оформления внутренней описи личного дела

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Обязательные составляющие личных дел

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Нет цели — нет права хранить копии

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

В личном деле сотрудника оригинал или копия периодического медицинского осмотра—