Как утвердить расходы по утерянным чекам—: необходимые документы, свежие поправки

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как утвердить расходы по утерянным чекам и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Скачать приложение можно бесплатно с Google Play и с App Store. С его помощью легко проверяются имеющиеся на руках чеки. Кроме того, приложение позволяет получать и хранить электронные чеки, а также их находить.

Кроме того, продавец может запросить восстановление чека у ОФД – у оператора фискальных данных, с которым у него заключено соглашение на обслуживание. У оператора ОФД на основании п. 2 статьи 4.5 закона о ККТ есть обязанность по обработке и записи поступающих к нему фискальных данных. Причем запись этих данных, включая сведения о фискальных документах, должна проходить без их коррекции. И хранить всю эту информацию операторы обязаны на протяжении 5 лет со дня ее записи. Таким образом, в течение 5 лет у оператора ОФД можно запросить кассовый чек, оформленный в какой-то определенный день. Но сделать запрос проще всего именно продавцу.

Содержание

Как и где можно получить дубликат кассового чека

Причем электронный чек независимо от формы его передачи в случае выведения его на бумагу равен документу, сразу отпечатанному на ККМ (п. 4 статьи 1.2). Но при условии, что самостоятельно отпечатанные аналоги идентичны по содержанию тем кассовым чекам, которые в электронном виде предоставил продавец.

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Какими документами можно оправдать оплату

Директору ООО «Мериада» в течение 2020 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Кассовый чек

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Письмо ФНС РФ от 02.05.2012 № ЕД-4-3/7333@ (Письмо МинФина РФ от 17.04.2012 № 03-04-08/7-76),
Письмо ФНС РФ от 07.03.2013 № ЕД-3-3/787@,
Письмо ФНС РФ от 22.11.2012 N ЕД-4-3/19630@,
Письмо МинФина РФ от 12.03 2015 № 03-04-05/13176,
Письмо МинФина РФ от 23.06.2016 № 03-04-05/36495.

Таким образом, если не сохранились чеки, но есть справка об оплате медицинских услуг, налоговый вычет за лечение без чеков получить можно. Такими медицинскими услугами могут быть лечение зубов (в том числе установка брекетов, протезирование, имплантация протезов и т.д.), ЭКО, операции, обследования (МРТ, УЗИ и т.д.), анализы, лечение в санатории, роды, ведение беременности и т.д.

Нужны ли чеки для налогового вычета по лечению

В том случае, если Вы планируете получить налоговый вычет за лекарства, чеки предоставить в ИФНС придется (Письмо ФНС РФ от 22.11.2012 N ЕД-4-3/19630@). Возврат подоходного налога за медикаменты без чеков невозможен. Кроме того, если в чеке нет информации о наименования препарата, необходимо запросить в аптеке товарный чек, в котором будет дана подробная информация о названии лекарства, дозировке, количестве и т.д.

Не можно, А НУЖНО. ВСЕ копии заверяются ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ. А вот подпись ставится уполномоченного лица. Если Кассационную жалобу подписал директор ООО, то лучше и заверять директором. А вообще, это может сделать любое УПОЛНОМОЧЕННОЕ ЛИЦО (ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПО ДОВЕРЕННОСТИ) НО С ПРИЛОЖЕНИЕМ ЭТОЙ САМОЙ ДОВЕРЕННОСТИ.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Утерян кассовый чек как подтвердить расходы

¦/ ¦/
——————+——————¬ ——————+——————¬
¦ С выданной подотчетной суммы нужно¦ ¦ Сотрудник должен вернуть ранее ¦
¦ исчислить НДФЛ и обложить ее ¦ ¦ выданные ему подотчетные суммы, ¦
¦ страховыми взносами. При этом ¦ ¦при этом компании не нужно отражать¦
¦товары (работы, услуги), по которым¦ ¦ их в доходах. Объекта обложения ¦
¦ нет документов, на расходы при УСН¦ ¦НДФЛ и страховыми взносами по такой¦
¦ не списываются ¦ ¦ операции не возникает ¦
L———————————— L————————————

Посмотреть еще:

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
страховые полисы на поездку;
документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

Командировка: что можно учесть?

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 10 п. 4 Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением). Чаще всего на кассовых чеках, отпечатанных на современной технике, имеется перечень приобретенных товаров, включающий их наименование, количество, цену и общую стоимость товаров одного наименования.

Налоговики указали, что при наличии в чеке ККТ перечня покупок оформление еще и товарного чека не является обязательным

» В этой связи организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика — плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения прибыли документ, оформленный в соответствии с пунктом 2.1 статьи 2 Закона о ККТ».

Московские налоговики считают, что в некоторых случаях расходы можно подтвердить даже с помощью заверенной копии кассового чека

Большинство современных кассовых чеков содержат информацию не только о сумме покупки, но еще и о наименовании и количестве приобретенных товаров и их цене. Достаточно ли компании лишь такого чека ККТ, чтобы подтвердить расходы и признать их в налоговом учете?