Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Ведомость списания пломб для кладовщика и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).
В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.
Для чего нужна ведомость
Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.
Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.
Зачем нужно
Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.
Этапы учета и их документирование
Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.
Чтобы организовать учет пломб, необходимо вести специальный журнал, в который будут заноситься номера всех устройств, использованных при отправке грузов. Для журнала рекомендуется использовать счетную книгу в плотной обложке. Второй журнал потребуется для учета пломб, опечатывающих поступившие грузы. Руководитель предприятия должен утвердить оба журнала своим приказом в специальном регламенте или во внутреннем документе.
Как ведется учет пломб
- дата и точное время установки пломбирующего устройства;
- фамилия, имя и отчество экспедитора;
- номер транспортного средства, на котором будет отправлен груз;
- фамилия, имя и отчество уполномоченного лица, установившего пломбирующее устройство;
- место назначения груза;
- номер, название пломбирующего устройства и его логотип.
Учет пломб на получаемый груз
Если в процессе осмотра на поверхности пломб были обнаружены повреждения, свидетельствующие о попытке вскрытия, или другие отклонения, то эту информацию также заносят в журнал учета. Желательно сделать фотографии нарушения и известить об этом лиц, ответственных за перевозку. Все документы, в которых зафиксирован факт повреждения пломбирующего устройства, вместе с самой пломбой следует направить на экспертизу.
Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.
Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.
Организация складского учета материалов
Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.
Карточка складского учета
Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.
В случаях, когда на объекте обязательно должна быть строгая учетность, всегда устанавливаются специальные пломбы. Обычно это сейфы, хранилища, помещения строгой секретности, а также грузы, перевозка которых осуществляется в больших размерах (в контейнерах). После закупки они обязательно без промедлений отправляют на ответственное хранение. Отвечает за это уполномоченное лицо, назначенное руководителем предприятия. Эта мера необходима для того, чтобы третьи лица не могли воспользоваться пломбирующими устройствами и материалом в своих целях, что будет считаться незаконным (учет должен быть строгим, а доступ ограниченным, чтобы не было возможности вскрыть пломбу, нарушить целостность вещей, а после запломбировать новым материалом). Хранятся пломбы в специальном хранилище вместе с пломбираторами для пластиковых и металлических пломб. Материал и инструмент надлежит строгому учету.
Как организуется учет пломб
Обязательно должен вестись журнал, в котором необходимо указывать номера пломб и прочих устройств, что были применены при отправке груза. Для этой цели, как правило, используют обыкновенную счетную книгу с картонной обложкой. Есть и еще один журнал. В нем фиксируются пломбы (их номера) прибывших грузов. Учет производится путем сравнения данных. Журналы должны быть зарегистрированы в регламенте предприятия и их обязан утвердить руководитель компании собственноручно.
Что указывается в журнале отправки грузов
Уполномоченное лицо должно внести в журнал получения груза необходимую информацию. Еще до начала принятия товара следует зафиксировать в журнале логотип, номер пломбиратора. В том случае, когда были обнаружены на пломбах повреждения, говорящие о несанкционированном вскрытии, это обязательно фиксируется в журнале. Рекомендуется при этом делать фотографии, чтобы иметь доказательства. В дальнейшем на экспертизу отправляются все подтверждающие факт взлома документы.
Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.
Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.
Документооборот на складе
Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.
В акте обычно указываются наименование, при необходимости – номенклатурный номер, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины.
Пусть еще приобретены коробки в количестве 80 штук, но по цене уже 12 руб. за штуку. Такие же самые коробки. Конечно, кладовщик не хранит старые и новые коробки отдельно, они все хранятся вместе. Упаковщик снова пришел и хочет получить еще коробки – 70 штук. Вопрос – по какой цене будут оцениваться коробки, отпущенные во второй раз. На каждой коробке не написано, сколько стоила именно она – 10 или 12 руб.
8. Вариант №2 – метод ФИФО
Любая организация приобретает материалы для деятельности фирмы не ради их самих. И купленные ценности не будут мертвым грузом лежать на складе, чтобы на них любовался директор. Они предназначены для использования в производстве, при продаже или для управленческих нужд. Поэтому приобретаемые материалы в дальнейшем расходуются в производстве.
Таким образом, в одном журнале объединено движение всех подотчетных товаров и результаты проверок действий кладовщиков. Взяв в руки всего один документ можно проанализировать практически все складские операции.
Разметка книги складского учета материалов
При организации склада книгу складского учета материалов скачать бесплатно можно в интернете. Её страницы можно отредактировать под потребности предприятия и распечатать необходимое количество листов. Также готовый журнал можно купить в канцелярском магазине, специализирующемся на бухгалтерских документах.
Сфера применения формы М-17 книги складского учета
Можно складскую документация вести в формате Excel, но главный недостаток этого метода для формы М-17 – возможность свободного редактирование файла и бесконтрольность кладовщика. Поэтому, при желании автоматизировать торговлю и учет, лучше пользоваться WMZ системами управления складом или специализированными программами складского учета. Они позволяют отслеживать историю каждой записи, контролируя сотрудников.
— обеспечить подразделения цехов необходимыми материалами, инструментом и транспортом;
— осуществлять получение материалов, инструмента, спецодежды, молока, спирта, доставка их в кладовую и производственные участки цехов, а также их правильное хранение в соответствии с техническими условиями;
— производить инвентаризацию подотчетных материальных ценностей;
— ежемесячно составлять акты на списание выданных материалов в соответствии с инструкциями и положениями;
— по решению комиссии составлять акты списания инструмента, пришедшего в негодность;
— получить с центрального инструментального склада необходимый инструмент и выдать его на рабочее место, сделав пометку в журнале «Получение инструмента со склада», согласно годовой заявке и норм;
— согласно графика один раз в квартал сдать на проверку универсальный и жесткий инструмент в ЦЛИТ, делая пометку в соответствующем журнале;
— проверить соответствие принимаемых ценностей сопроводительным документам;
— сортировать материальные ценности по видам, качеству и другим признакам;
— во время выполнения своей трудовой деятельности кладовщик должен выполнять и соблюдать нормативные документы в области промышленной безопасности, охраны труда, охраны окружающей среды и пожарной безопасности;
— отстранять от работы работника, появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения (ставить в известность службу безопасности);
— при несчастном случае на производстве оказывать первую помощь пострадавшему, вызывать (скорую медицинскую помощь), сообщить в ОПБ и ООС о произошедшем, сохранить обстановку такой, какой она была на момент аварии или несчастного случая, если это не угрожает жизни и здоровью людей;
— выполнять в установленный срок предписания ОПБ ООС;
— предоставлять заявки на спецодежду, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты работников;
— предоставлять комиссии по расследованию несчастного случая полную информацию необходимую для осуществления их полномочий;
— ставить вопрос о привлечении в установленном порядке к ответственности лиц, нарушавших правила и нормативные документы по охране труда и охране окружающей среде;
— контролировать выдачу, стирку, химическую чистку, сушку, обеспыливание и ремонт спецодежды и спецобуви, обеспечивать работников мылом и обезвреживающими средствами.
На рабочем месте находятся:
— журнал «Получение материалов со склада»;
— требования на выдачу материалов;
— картотека выдачи материалов;
— журнал для записи проверок универсального и жесткого инструмента;
— картотека выдачи инструмента рабочим.
3 Во время работы
Кладовщик производит хранение и выдачу материалов, спецодежды, инструмента, молока на рабочие места, руководствуется документами СМК, необходимыми для выполнения работы, правилами техники безопасности и пожарной безопасности.
Заполнять ведомость на выдачу материальных ценностей (скачать бланк формы 0504210 можно далее) в любом удобном виде. Допустимо оформление на компьютере или заполнение от руки, если используются уже готовые распечатанные бланки.
Частные организации могут сами разрабатывать и утверждать используемые в работе бланки. Они не обязаны пользоваться установленными образцами. В отличие от них, государственные учреждения работают только с официально утвержденными бланками. Никакие другие использовать им, как правило, не разрешается. Поэтому при необходимости оформления документа из этой статьи можно бесплатно скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его. Вид этого бланка утвержден законодательно, а предназначен он для передачи материальных ценностей по хозяйственным, учебным или научным нуждам. По своей функции он напоминает накладную-требование.
Альтернативный вариант
3. Второй лист содержит непосредственно данные о выдаваемых ценностях. Здесь приводят их подробное описание с указанием наименования и прочих характеристик, указывают стоимость. Также оформляют таблицу с подсчетом общего количества и цены.
Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.
Похожие публикации
Списание ТМЦ в организациях подобного типа может быть оформлено и альтернативным документом – актом о списании материальных запасов, форма которого также утверждена выше упомянутым приказом Минфина. Но в отличие от ведомости, материалы по которой списываются единовременно, списания на основании акта предполагает принятие соответствующего решения специальной комиссией.
Состав и заполнение бланка ведомости выдачи ТМЦ
Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.
