Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Где на акте писать замечания контрагенту? и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Как оформляется акт
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Документ составляется в двух экземплярах для каждой стороны. Наличие акта является основанием для обращения в суд с исковым заявлением о расторжении соглашения, уменьшении стоимости или возмещении расходов потребителя.
В том случае, если подрядчик не признает имеющихся недостатков, любая из сторон может потребовать проведения экспертизы. Если ее заключение подтверждает наличие дефектов, расходы за экспертизу несет исполнитель. В случае, когда экспертиза не выявит наличие недостатков или удостоверит, что они возникли не по причине действий исполнителя, расходы несет сторона, бывшая инициатором проведения проверки.
Акт некачественного выполнения работ
Подобный документ составляется в свободной письменной форме и может носить любое название — акт, протокол, приложение, заявление, дефектная ведомость и т. д. Главное, чтобы он отражал позицию заказчика и содержал перечисление конкретных позиций, не соответствующих основному соглашению.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.
Подписывать или не подписывать
Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.
В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.
Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.
3. Кто должен делать акт сверки
В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.
Когда подрядчик занимается выполнением конкретного перечня работ на основании договора, непосредственно перед получением оплаты он обязуется предоставить соответствующий результат заказчику. Если последний будет им удовлетворен, как раз и происходит составление рассматриваемой бумаги.
Зачем это нужно?
При этом важно, чтобы перечень работ в приложении и акте был одинаковым. В документе требуется отображение способа проверки со стороны заказчика числа выполненных действий, а также их качества. Сюда же можно без труда отнести визуальный осмотр, проверочные мероприятия в плане функционала и пр. Важную роль также играет указание места приемки работы, которая была выполнена, а также даты. Если у какой-то стороны будут какие-либо замечания по отношению к другой стороне, нужно указать их в акте.
Как выглядит бумага?
Данный документ является первичным, он обеспечивает подтверждение того факта, что обязательства, предусмотренные в рамках условий соглашения, на 100% исполнены. Акт представляет собой документ двустороннего типа, его подписание осуществляют обе стороны, именуемые соответственно исполнителем и заказчиком. За документом будет закреплена определенная юридическая сила и в той ситуации, если подписание осуществила одна сторона. Однако в данном случае нужно подтвердить факт отказа другого участника, в том числе с использованием подписей свидетелей.
Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания» и так далее.
Кто подписывает?
Также в тексте сверки следует дать ссылку на норму действующего законодательства, в соответствии с которой в случае невозврата документа, равно как и отсутствия разногласий и расхождений, сальдо будет считаться подтвержденным.
Согласование
При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов. Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.
Так как акт приемки выполненных работ является приложением к договору между заказчиком и исполнителем, и, соответственно, двусторонним документом, он должен составляться в двух экземплярах. Для заказчика услуги акт и договор будут основанием для производства оплаты за выполненную сделку, а для исполнителя – основанием для прихода денежных средств. Один экземпляр подписанного акта передается заказчику, а второй – остается у исполнителя. При составлении актов по форме КС-2 и КС-3 экземпляров может любое количество (все зависит от количества организаций, выполняющих подряд)
Акт выполненных работ – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, поскольку акт является основанием для оплаты выполненной услуги. Как правильно составить этот документ и что именно там должно быть прописано? Поговорим об этом более подробно.
Что представляет собой акт выполненных работ?
По сути, акт выполненных работ и оказанных услуг является двухсторонним документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств или оказания услуг, которые оговорены в договоре между двумя контрагентами. Название (это может быть акт выполненных работ, акт приемки выполненных работ, акт приема-сдачи выполненных работ и прочее) оговаривается еще на стадии подписания договора, а потом выбранная формулировка должна звучать во всех документах.
Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».
Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Форма документа
- реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
- дату составления и исходящий номер;
- сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
- цель отправления и инструкции;
- перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
- подпись с расшифровкой руководителя;
- контакты ответственного лица (исполнителя).
- При его составлении заказчик должен в обязательном порядке указать ссылки на те пункты договора подряда, которые были нарушены исполнителем. Только в этом случае документ будет иметь юридическую силу и обезопасит пострадавшего заказчика от необходимости оплачивать некачественно выполненную работу. При составлении акта должны быть использованы предельно четкие, недвусмысленные формулировки.
- В тексте недостаточно указать в качестве недостатков организационные составляющие – необходимо описать конкретные дефекты, обнаруженные заказчиком при приемке.
Срок, в течение которого заказчик должен отправить исполнителю мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ, прописывается в договоре подряда. Как правило, он составляет 5-10 дней с момента проведения приемки. Если в течение этого срока соответствующий документ исполнителю передан не будет – все переданные акты автоматически признаются подписанными без каких-либо претензий и замечаний.
Ответственность и последствия для заказчика, если документ не был направлен
Мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ или оказанных услуг представляет собой документ, в котором подробно описываются причины отказа заказчика от своих обязательств по оплате. Составляется он в тех случаях, когда исполнитель выполнил принятые на себя обязательства ненадлежащим образом, но при этом настаивает на приемке результата заказчиком и внесению платы по договору.
Если же работы выполнены надлежащим образом, актов о выявленных нарушениях не составлялось и претензии в УК не поступали, но председатель совета дома либо уполномоченное на общем собрании собственников лицо не хочет подписывать акт приёмки, то он считается подписанным в одностороннем порядке.
Напоминаем, что если председатель совета дома или уполномоченный решением ОСС собственник отказывается подписывать акт, но при этом никаких письменных претензий или актов о выявленных нарушениях в УК не поступало, то документ считается подписанным в одностороннем порядке. Единственное, нужно будет сделать пометку об отказе подписания акта приёмки выполненных работ заказчиком от лица собственников.
Ответственность УК за некачественные работы
Таким правом обладает только председатель совета МКД либо избранный на общем собрании и уполномоченный на то собственник от лица всех владельцев помещений в доме. Согласно пп.4 п.8 ст.161.1 ЖК РФ избранный из числа членов совета МКД председатель обладает правом:
- контролировать выполнение работ и оказание услуг УК по договору правления;
- подписывать акты приёмки выполненных работ и оказанных услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в доме;
- подписывать акты о выполнении работ и оказании услуг ненадлежащего качества по содержанию и текущему ремонту общего имущества в доме.
Не читая текст договора и не зная состав работ, сложно оценивать потенциальный успех таких исков в суд. Если ваш друг при подписании актов мог выявить не сделанную подрядчиком работу, но не приложил к этому никаких усилий — значит, он подписал акт без проверки сделанной работы. В таком случае оспорить его, скорее всего, не выйдет.
Как все это работает
В качестве доказательств можно попробовать использовать показания других компаний. Если работы подрядчика заключались в том числе в контактах с третьими лицами от вашего имени или в ваших интересах, они могут подтвердить, что какие-то работы не выполнялись.
Соберите доказательства
Договор возмездного оказания услуг регулирует глава 39 ГК РФ : в ней сказано, что по всем вопросам, не урегулированным этой главой, к договорам применяются нормы главы 37 ГК РФ о подряде. По нормам договора подряда, можно оспорить акты выполненных работ, даже если стороны подписали их без замечаний. Это означает, что ваш друг может оспорить подписанный акт.
