Запрос о нехватке персонала—: необходимые документы, свежие поправки

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Запрос о нехватке персонала и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.

Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.

Содержание

Образец служебной записки

Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Так, письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в деятельности организации. Как правило, письма принято писать на фирменных бланках организации, где уже имеются реквизиты отправителя. Не стоит пренебрегать внешним видом бланка, так как он является важнейшей составляющей фирменного стиля, наличие которого является признаком хорошего тона и элементом престижа, поэтому к его оформлению следует подойти ответственно.

Письмо-просьба

Сотрудникам отдела кадров помимо основных функций, таких как оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам; ведение и хранение личных дел сотрудников, подготовка к сдаче и сдача в архив; составление графика отпусков и контроль его исполнения; оформление и регистрация больничных листов и другие, иногда приходится составлять письма в различные организации, органы власти и самим работникам.

Письма отдела кадров

Данный вид письма составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно о наличии, например, определенного количества трудовых книжек, канцтоваров, условиях поставки, сроках поставки, способе доставки; при необходимости получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т. п.

Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.

Запрос от начальства

Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками, руководство должно затребовать от работника объяснительную записку. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к их виду и оформлению, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация тоже оставлена на усмотрение автора. Н ачальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы и указывать, что писать. Посмотрите образец, написанный родителем, опоздавшим на работу по уважительной причине):

Невыполнение обязанностей

Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.

Это модная среди некоторых компаний тенденция, которая имеет свои недостатки. Реструктуризация подразумевает перераспределение обязанностей между уже работающими в компании сотрудниками. То есть, функции одного работника перераспределяются на двух или трех человек с добавкой к зарплате. Сначала способ кажется достаточно выгодным для руководства, ведь работа распределяется между уже проверенными сотрудниками. Но потом начинаются проблемы. Человек перерабатывает и уже не так хорошо выполняет возложенные на него функции, и даже денежные компенсации не могут заставить его «рвать сердце». Здесь важна сильная мотивация, которая есть далеко не у всех.

Реструктуризация

Сегодня в моде не самостоятельный поиск сотрудников, а возможность взять персонал в аренду. В ходу также понятия лизинг, аутстафинг, аутсорсинг. Способ подразумевает передачу компанией сотрудников, которые выполняют определенный объем работы для другой организации.

Аренда персонала

Компании часто берут на работу людей с улицы и уже через неделю разочаровываются в результате, увольняя сотрудников. Большая текучка заставляет их находиться в постоянном поиске кадров, держать для этого лишних служащих отдела кадров и платить им заработную плату. Разберемся, как решить проблему нехватки персонала, какие способы для этого существуют.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

о запросе информации;
о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
о направлении в служебную поездку или командировку;
о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Уменьшить затраты на управление коллективом. Чем меньше коллектив, тем проще им управлять и устранять возникающие проблемы.
Снизить расходы на социальные нужды.
Получить работников на нужное время. Если вам необходимы квалифицированные сотрудники на неполный рабочий день, у вас не возникнет проблем с их поиском при заказе услуги аутстаффинга.
Нанять на работу иностранных граждан. Иностранцы смогут выполнять свои обязанности на предприятии, при этом вам не придется решать проблемы с миграционной и трудовой службой.
Уменьшить налоговые выплаты. Кадры будут числиться в фирме-аутстаффере, поэтому выплата за них налогов будет лежать не на вас, а на этой фирме.

Непрофессионализм нанятых работников. Обычного собеседования недостаточно для восполнения дефицита квалифицированных кадров. Без специальной подготовки вы не сможете определить уровень профессионализма соискателей и ошибочно выберете не тех кандидатов.
Дополнительные расходы на повышение квалификации или полную переподготовку нанятых сотрудников.
Увеличение штата фирмы. Чем больше штат, тем большие налоги вам придется платить.

Как можно решить проблему дефицита кадров

Дефицит персонала— это актуальная проблема почти для каждого бизнесмена. Подходящих работников очень трудно найти. Более того, их нужно обучить и мотивировать к дальнейшей деятельности на предприятии. Не каждому руководителю это удается. Большинство предпринимателей сталкивается с непрофессионализмом нанятых специалистов или их нежеланием работать. Подобные проблемы актуальны и для начинающих бизнесменов, и для владельцев успешных фирм. Поэтому каждый руководитель должен знать способы пополнения трудового резерва и их преимущества.

Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Цели докладных записок

Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Что такое докладная записка?

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Нехватка хороших работников серьезно ослабляет позиции многих компаний на рынке, делает их менее конкурентными. Причем это связано не только с интеллектуальными специальностями типа IT-специалистов или руководителей. Недостаток хороших кадров ощущается и в строительстве, ресторанном и гостиничном бизнесе и т.д, где важна не только квалификация, но и честность, порядочность, другие человеческие качества работников.

Самостоятельный подбор кадров

Аренда персонала

Обычно персонал арендуют для выполнения какой-то конкретной задачи. Самый простой пример — промоутерские акции. Согласитесь, что обычная не рекламная компания не будет держать в штате промоутеров, которые время от времени раздают листовки на улице или устраивают дегустационные акции в супермаркетах. Это просто не выгодно. Намного проще заказать услугу в организации по предоставлению персонала. То же самое касается работы Call-центров или, например, услуг официантов в каком-нибудь курортном центре в высокий сезон. В аренду также предоставляются квалифицированные рабочие, охранники, IT-специалисты, другие сотрудники.

Как это сделать? Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:. У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций как государственных, так и коммерческих склонны воспринимать их всерьез.

НАПИСАТЬ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ ОФОРМИТЬ ДОКЛАДНУЮ

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения. Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Терминология

Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

Если раньше главной проблемой был дефицит кадров, то сейчас на первый план выходит подход к управлению уже имеющимся персоналом и принципы организации работы — переход на дистанционный формат, сверхурочная работы, совмещение и замещение, оформление больничного и оформление ДМС для работников. Попробуем разобраться с решением кадровых проблем.

Блог для владельца бизнеса

Выводить людей мы начали постепенно, не более 5-7 человек в неделю. В итоге в офис вернулись около 15% сотрудников. Это стало решением кадровых проблем. Остальные остались на удаленке, это было сделано сознательно, чтобы обеспечить социальную дистанцию. Как выбирали кого выводить в офис? Провели опрос. Желающих оказалось немного, большинство высказали готовность продолжить работу на удаленке. Мы только за, здоровье важнее. Тем, кто захотел выйти, оплатили обследование на коронавирус.

Нужно ли оформлять сотрудникам компании ДМС во время пандемии?

Самое популярное, а в некоторых регионах обязательное, решение кадровых проблем в пандемию – перевод сотрудников на «удаленку». Есть даже примеры перевода на дистанционную работу производств. Как отразить это в документах? Роструд рекомендует оформлять перевод на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Важные моменты при переводе на удаленную работу:

Руководитель – узкий специалист. Допустим, на предприятие пришел программист в IT-отдел. Он сразу проявил профессионализм и продолжил развиваться в своем деле. Его умения стремительно росли 4 года, и вот его назначают руководителем отдела. Наш герой – хороший программист, который глубоко разбирается в этой теме. Однако теперь перед ним стоит задача не просто писать код, но и управлять людьми. При этом коммуникативными и лидерскими навыками он не отличается, не знает ничего и о психологии людей. Такой руководитель не сможет эффективно управлять людьми, решать конфликтные ситуации. А это распространенная проблема, когда руководителей назначают только благодаря их профессиональным навыкам.
Руководитель проецирует свои навыки и умения на сотрудников. Например, в компанию поступила задача разработать дизайн баннеров. Руководитель, благодаря своему опыту, может это сделать за пару часов. Он того же ждет и от новенького дизайнера. А когда тот не справляется, руководитель злится и обвиняет подчиненного в лени. Наш начальник не понимает, что людям нужно разное время на выполнение задач, а мерить их по себе – плохая стратегия.
Руководитель подчеркивает дистанцию между ним и подчиненными. Начальнику нужно найти грань между слишком близкими отношениями с персоналом и чересчур формальными, холодными. Так, важно, чтобы руководитель мог и пошутить с персоналом, и правильно расставить границы и беспристрастно контролировать выполнение задач.
Руководитель ждет, что придет сотрудник и решит все проблемы. Ни от новых, ни от старых сотрудников не нужно ожидать, что они возьмут на себя все проблемы и решат их. Вместо этого рекомендуем начальнику самостоятельно распределять задачи и назначать ответственных. Сюда же можно отнести и проблему, когда руководитель считает, что за зарплату сотрудники должны работать до упадка сил и у них нет права жаловаться и просить убавить нагрузку.
Большая разница в заработных платах персонала и начальника. Сотрудникам может показаться, что руководитель ничего не делает, а получает больше них в 3 раза. Да, зарплата начальника должна быть больше, но не настолько, чтобы демотивировать сотрудников.

Во-вторых, обучайте руководителей работе с людьми. Вспомним пример про умелого программиста, которого назначили начальником. Раз он освоил программирование, то управлять сотрудниками тоже научится. Тут нет цели сделать руководителя тонко чувствующим психологом. Скорее, важно обучить базовым основам, рассказать, что плохо, что хорошо.

Проблемы по управлению персоналом, связанные с ошибками руководства

Для этого есть специальные курсы, тренинги. С того момента, как сотрудника назначили начальником, он должен делать акцент на развитие не только узких навыков, но и управленческих. Особенно, если новоиспеченный руководитель по своей природе ими не отличается.