Требования к чекам на гсм в авансовом отчете 2020

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Требования к чекам на гсм в авансовом отчете 2020». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

Оформление авансового отчета: общие правила

Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2020-2020 гг.) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2020 № 03-03-06/2/48232).

Авансовые отчеты в 2020 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Допустим, 21.01.2020 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Оформление авансового отчета: общие правила

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Образец заполнения авансового отчета в 2020 году

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2020 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

Возникает вопрос: можно ли с июля принять у подотчетника чек, оформленный на него как на физическое лицо, и включить его в пакет документов, которые подтверждают расходы на покупку? Или же поправки в Закон № 54-ФЗ означают, что теперь для учета затрат, наряду с другими бумагами, необходим чек, выписанный на организацию или ИП и содержащий дополнительные реквизиты?

Первая точка зрения: для списания расходов нужен чек, оформленный на организацию или ИП

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, для признания расходов в налоговом учете необходимо выполнение двух условий: обоснованности и документального подтверждения затрат. Кассовый чек обеспечивает лишь второе условие, то есть подтверждает оплату. А для соблюдения первого условия — обоснования затрат — чек не годится. Именно об этом напомнили чиновники в упомянутом выше письме Минфина № 03-03-06/1/10344.

Вторая точка зрения: розничные покупки можно учесть на основании чека, оформленного на физлицо

Начиная с июля 2020 года, при расчетах между двумя организациями, двумя ИП, а также организацией и ИП нужно выдавать кассовый чек с дополнительными реквизитами (см. «Новые поправки в закон о ККТ: освобождение для ИП на ПСН, безналичные расчеты с физлицами, новые реквизиты чека и другое»). В частности, к таким реквизитам относятся сведения о покупателе — организации или ИП. Означает ли это, что если покупку для работодателя совершил сотрудник от своего имени, и магазин оформил чек на физическое лицо, организация лишается права на учет расходов? Специалисты придерживаются противоположных точек зрения. Мы проанализировали эти мнения, и выбрали то, которое, на наш взгляд, является наиболее убедительным.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить авансовый отчет (ф. 0504049), форма которого утверждена приказом Минфина РФ № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Наиболее распространенными нарушениями, допускаемыми при составлении авансового отчета, являются: невыполнение требования п. 17 Инструкции № 148н в части заполнения обязательных реквизитов и показателей. В авансовом отчете не указываются табельные номера, количество приложений, номера и дата приходных и расходных кассовых ордеров, отсутствуют в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об израсходованных суммах. Документы, приложенные к авансовому отчету, не нумеруются подотчетными лицами в порядке их записи в отчете.

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен подготовить в 2020 году авансовый отчет и приложить к нему билет и посадочный талон. Такого мнения придерживаются и чиновники (письмо Минфина России № 03-03-07/50992), и суды (например, решение АС г. Москвы по делу № А40-160188).

Посадочный талон для авансового отчета в 2020 году

Независимо от того, был ли утерян кассовый чек или продавец не выдал его, потому что освобожден от применения ККТ, товарный чек может подтвердить расходы на приобретение товаров, если в таком чеке содержатся все обязательные реквизиты.

Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Что такое авансовый отчет

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.

Правила учета ГСМ: проводки

• «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
• «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
• «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
• «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».

Правила учета ГСМ – нормативы

Стоимость израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов рассчитывается по путевым листам или отчетам систем контроля пробега и расхода ГСМ. Списание производится на затраты на последнее число месяца:

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

Как подтверждать расходы

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

• Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет, совпадает с полем Выдано (ФИО) .
• Статья расходов — Выдача подотчетных сумм , выберите из справочника Статьи движения денежных средств.
  • Вид движения — Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов.
• Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма— на приобретение ГСМ.
• Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.

Проводки по документу

Выдача денежных средств подотчетному лицу оформите документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы — Выдача .

Выдача денежных средств подотчетному лицу

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ.
• Флажок СФ не устанавливайте.
• Реквизиты счета-фактуры не заполняйте, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

• билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
• подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
• документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
• страховые полисы на поездку;
• документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
• документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

1 июля 2020 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2020 года.

Приведем несколько примеров

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Может ли чек контрольно-кассовой машины, приложенный к авансовому отчету, подтвердить расходы командированного сотрудника, например, на приобретение бензина, если наименование товара на нем не указано, и стоит ли принимать такой документ к учету? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин.

Оправдательные документы

В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Подтверждение расходов организации

Отметим, что путевые листы и авансовые отчеты в качестве первичных документов, подтверждающих данный факт, рассматриваться не могут. Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, служащим для подтверждения целевого расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 4.4 Положения N 373-П), факт покупки тех или иных ТМЦ он не подтверждает. Путевой лист необходим для подтверждения экономической обоснованности затрат на приобретение ГСМ. Сведения, содержащиеся в данном документе, позволяют определить количество ГСМ, используемых для производственных нужд, но сам факт покупки данных ГСМ путевой лист не подтверждает.