Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Где в законодательстве прописано что нельзя ставить факсимильную подпись в трудовой книжке и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя — юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.
Факсимиле на трудовом договоре
При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.
Факсимиле на соглашении о совмещении
Трудовой договор заключают в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (абз. 8 ст. 20 ТК РФ).
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.
Поскольку ни одного закона, который допускает возможность применения факсимиле не принято, единственный способ заверки гражданско-правовых договоров с помощью факсимиле – подписание сторонами соглашения, в котором оговаривается такая возможность.
Допускается ли использование факсимиле вместо подписи в трудовом договоре?
Помимо трудовых договоров и трудовых книжек существует множество иных кадровых документов – приказы, коллективные договоры, соглашения, и т.д. Можно ли заверять их факсимиле? Ответ отрицательный. Обоснование простое – это не предусмотрено нормами трудового права.
Допускается ли вместо подписи в трудовой книжке ставить факсимиле?
Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)
ТК РФ в ст. 67 уточняет, что трудовые правоотношения сторон должны быть оформлены в виде трудового контракта, который подписывается служащим и работодателем. От имени работодателя может выступать как руководитель предприятия, так и иное уполномоченное на это действие лицо.
Что такое факсимиле?
Факсимиле на кадровых документах является аналогом подписи руководителя или иного уполномоченного лица в его отсутствие. Несмотря на то что факсимиле полностью воспроизводит подпись, использовать его для заверения всех документов нельзя. В статье мы рассмотрим особенности применения этого вида подписания бумаг в кадровом делопроизводстве.
Использование факсимиле в трудовом соглашении
Факсимиле — это графическое воспроизведение оригинала подписи, передающее ее в точном соответствии. Как правило, в случае факсимиле подписи она гравируется на печати или штампе и передается в пользование уполномоченным лицам. Чтобы не возникло нескольких экземпляров факсимиле, руководитель предприятия может приказом утвердить количество «действующих» оттисков и лиц, ответственных за их хранение.
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Счета-фактуры и учетные документы
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Факсимиле на трудовом договоре
Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами. Например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры и соглашения о совмещении со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров.
Факсимиле на соглашении о совмещении
Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником «наряду с работой, определенной трудовым договором», то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.
Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.
- на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
- на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
- на трудовых книжках, договорах, приказах;
- в кассовой книге и на расходных ордерах.
Когда нельзя использовать печать?
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
- печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
- оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
- печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.
Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:
Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования
Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».
Инспекторы обращают внимание на «нажим» росчерка. Если подделка подписи производится «через стекло», то бумага будет продавлена иначе. Это можно заметить невооруженным взглядом, однако установить факт компетентен только эксперт-почерковед. Именно экспертиза устанавливает, что документ подписан неустановленным или неуполномоченным лицом.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
При передаче отчетности по ТКС можно использовать электронную цифровую подпись директора, а вот при передаче отчетности в контролирующие органы (ИФНС, ФСС, ПФР, Росстат, Служба занятости, военкоматы и т. д.) по почте или лично инспектору все подписи должны быть выполнены уполномоченными лицами собственноручно.
Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?
Что нельзя подписывать факсимиле
Усомниться в подписи контролерам заставят «неуверенный» росчерк или найденные среди документации организации «тренировочные листы» – листы, на которых лицо, подделывающее подпись, тренируется проставить нужный росчерк.
В то же время Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Полагаем, что в связи с этим специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки допустим. Если организация пропишет возможность оформления трудовых отношений при помощи факсимильной подписи руководителя, то приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку, подписанные с помощью факсимиле, не будут противоречить законодательству.
Подобное соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, в нем, например, указывается: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише)». При наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору.
Разрешенные случаи проставления факсимиле
Судебная практика названную позицию контролирующих органов в целом поддерживает, указывая на неправомерность использования факсимиле в данных документах (Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12).
