Какой конечный результат у должности ассистента—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой конечный результат у должности ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Содержание

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Что указать в резюме помощника руководителя

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.
Рекомендуем прочесть:  Как оформить льготы по жкх ветерану труда в мытищах

Требования к личным чертам ассистента

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.

Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.

Что должен уметь?

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

Например, именно так все и произошло у Альбины Назаровой, основательницы сети салонов депиляции и бренда косметики: «В какой–то момент я поняла, что личные вопросы занимают слишком много времени, которое я могла бы использовать более эффективно. Мелкие задачи — контроль календаря, покупка билетов, бронирование номера в отеле, запись на маникюр, наконец, — не требуют моего погружения. Их способен выполнять личный помощник. Благодаря ассистенту у меня остается больше времени на решение важных, глобальных вопросов».

Загадка: кто «в беде не бросит, лишнего не спросит»? Правильно: настоящий, верный личный ассистент. Детские песни, конечно, учат совсем не этому, но бизнес диктует свои правила. А именно — платить тем, кто готов подставить плечо. Вместо известного принципа «разделяй и властвуй» в бизнесе уже давно закрепилась другая формула — «оптимизируй и делегируй». Как раз из нее выросла специфичная должность — ассистент руководителя, или личный помощник.

Если же говорить четким языком резюме и вакансий, то, по словам представителей сайта «Авито», в обязанности ассистентов обычно входят умение вести деловую переписку, работа с информацией и документами, ведение календаря, выполнение поручений руководителей. Так что хорошенькое личико, вопреки предрассудкам, далеко не основной критерий при подборе личного помощника или помощницы. Хотя, конечно, представительный/привлекательный внешний вид — почти обязательное условие. Согласно исследованиям сервиса «Работа.ру», не меньше 71% работодателей обращают внимание именно на внешний вид потенциального сотрудника. Но сильны ассистенты должны быть другим.

Рекомендуем прочесть:  Указ президента о гражданстве от 1 мая 2020 и где подавать документы

Карьерные жертвы

Конечно, в каждом минусе есть свой плюс. Но не замечать существенных особенностей работы не получится. «С тобой советуются, тебе всегда рады. Представители компании, которым нужен твой шеф, начинают дарить дорогие подарки. Но все свое время ты тратишь на дела руководителя и постоянно на телефоне. Неверно решенная задача влечет вереницу последствий. Не проверил визу? Ребенок шефа не попал на начало курсов в Англии, сгорели деньги, планы и доверие к тебе», — делится опытом Анна Гусс, ассистент с десятилетним стажем, а ныне ведущая тематического канала на YouTube и автор книг с советами для будущих личных помощников.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

  • стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
  • многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
  • высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
  • позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
  • высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Определение веса должностей – это как в бережливом производстве: все должно быть на своих местах. И если мы все сделали правильно, то нам легко всем управлять. Точно так же в организации: нам нужно, чтобы каждая должность располагалась в нужном месте, причем на своем месте. Оценка должностей и есть раскладывание должностей по определенным местам, с помощью инструмента, объективных критериев, определенного алгоритма для того, чтобы мы могли этими должностями в организации управлять.

Что нам нужно знать о должности, чтобы мы могли ее оценить.

  1. Знания и умения. С помощью знаний и умений должность «готовит» какой-либо продукт. Это по другой терминологии «Вклад»
  2. Сама работа (процесс): процесс решения вопросов (или решения проблем)
  3. Ответственность. Это то, что получается на выходе, когда с помощью знаний и умений в процессе решения вопросов должность получает некий итог, который ожидается от должности
Рекомендуем прочесть:  Может Ли Банк Отобрать Подаренную Недвижимость

Основные идеологические моменты методики.

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по оценке и грейдированию должностей, созданию систем вознаграждения. Проводим обучение по вопросам грейдирования должностей и вознаграждению. За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

  • вносить предложения по улучшение своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
  • требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.
  • выполнению личных поручений и просьб начальника;
  • ведению документации;
  • сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
  • координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
  • организации звонков для руководителя;
  • ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
  • принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
  • организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
  • осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
  • обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
  • участию по необходимости в переговорах;
  • организации презентации компании.

Функции

  • осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
  • ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
  • организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Персональные ассистенты в данном случае выполняют роль «правой руки» руководителя и, в буквальном смысле слова, являются «душой» предприятия, от которой зависит очень многое. По мере погружения в работу той или иной компании возрастает и уровень конфиденциальности, поскольку помощники вольно или невольно становятся свидетелями личных и профессиональных тайн своих руководителей.

Существует ли такая профессия как ассистент? Определение этого понятия звучит примерно так: ассистент — это сотрудник, помогающий человеку, который занимает более высокую должность. Иными словами, будучи ассистентом, вы можете выполнять очень широкий круг обязанностей, часто в зависимости от требований и пожеланий своего руководителя.

Что делает ассистент?

Есть несколько профессий, в которых присутствует это слово: ассистент режиссёра, руководителя, врача и т.д. Все эти занятия требуют определённых навыков и образования. Устроиться на работу ассистентом без практического опыта работы, но с хорошим образованием вполне реально, потому что этот опыт человек «нарабатывает» как раз в процессе практики. Вопрос в том, как ваша должность будет прописана в трудовой книжке или договоре, хотя, это уже не так важно. В любом случае, будучи помощником человека, занимающего более высокую должность, со временем вы можете «дорасти» до того уровня, когда будете в состоянии руководить рабочим процессом ничуть не хуже своего начальника.

Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector