Какой продукт у должности бизнес ассистента—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой продукт у должности бизнес ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.

Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.

Содержание

Обязанности бизнес-ассистента

Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.

Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.

Зачем нужен бизнес-ассистент?

Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.

Зарплата и перспективы

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество?

Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.

Рекомендуем прочесть:  Как проверяют приставы живет ли должник по месту прописки

Как работать с ассистентом?

В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты.

У меня был случай, когда я только персональным ассистентом генерального директора. Через месяц он сказал мне, что хотел бы, чтобы я утром готовила ему яичницу и гладила рубашки. Я сопровождала его везде: на всех совещаниях, встречах, обедах — и сказал он мне это как раз во время еды, будто в этом нет ничего особенного. Тут же, конечно, предложил повысить зарплату, снять квартиру, оплатить фитнес и просто давать деньги. Я отказалась, объяснила, что у меня есть молодой человек. А через неделю руководитель сам мне сказал, что мы с ним не сработаемся и мне лучше уволиться.

Есть и ассистенты с «дополнительными обязанностями». Такие вакансии обычно можно вычислить уже по описанию: подозрительно большая зарплата, предложение снять жилье, заграничные поездки с боссом. Сама фраза «выполнять личные поручения» еще ничего не значит — это может быть покупка продуктов и сигарет, а вовсе не совместный отдых на Ибице. Иногда, получив твое резюме и фото, неприличное предложение отправляют отдельным письмом. Спрос на таких специалистов есть, и предложение тоже.

У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.

Даже когда я была в отпуске за границей, мне позвонил руководитель и попросил сначала найти контакты нужного ему человека, а потом соединить с ним. И я, находясь за тысячи километров от офиса, все равно продолжала работать. У ассистента нет графика с девяти до шести. Были дни, когда я могла приехать в семь утра на работу, потому что в восемь руководитель уходит на совещание — ему нужно подготовить документы и сварить кофе. При этом уходить из офиса я могу в 11 вечера. Такой график очень тяжело совмещать с личной жизнью. Ты можешь договориться с кем-то на семь вечера, а потом узнать, что в компании срочная встреча в это же время.

  • Высшее образование. Секретарь не только приносит чай и кофе, он должен понимать, что происходит в компании и уметь поддержать беседу любого характера.
  • Преданность. Это чуть ли не основное требование к сотруднику, который приближен к шефу. Вы должны быть уверены, что ваш помощник не будет разглашать секреты и тайны, имеющие отношение не только к фирме, но и к вашей личной жизни.
  • Тактичность. Такой сотрудник должен уметь производить хорошее впечатление и на вас, и на своих коллег, и на клиентов с партнерами.
  • Сообразительность. Помощник должен быстро решать любые возникающие вопросы и не перекладывать на плечи начальства то, что он в состоянии сделать сам.

Говорят, что короля делает свита. Именно свита — это несокрушимый столп, на котором держится все королевство. Без кого же нельзя обойтись любой компании? Без кого начальники и руководители не представляют работу фирмы?

Если вы — руководитель крупной фирмы, то понимаете, что без личного помощника вам не обойтись. А если вы только открыли свое дело, то представьте себя во главе огромной корпорации. Вам постоянно нужно решать массу мелких и серьезных вопросов, общаться с множеством сотрудников и клиентов. В такой ситуации у вас есть два выхода: либо научиться клонировать себя, либо нанять личного помощника.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
  • исполнительность, ответственность;
  • грамотность, аккуратность;
  • стрессоустойчивость, инициативность;
  • обучаемость, трудолюбие;
  • позитивность, дипломатичность;
  • выносливость, усидчивость;
  • коммуникабельность;
  • честность, преданность;
  • дисциплинированность, организованность.

Должностная инструкция помощника руководителя

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

Рекомендуем прочесть:  Может Ли Судебный Пристав Снять Денги С Заработной Платы Полицейского

Общие положения

Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

Бизнес-ассистент — единица автономная. Иначе говоря, руководитель нанимает тебя, чтобы ты ему помогал, а не чтобы он помогал тебе. В этом важное отличие этой профессии от остальных, где новичка обучают и новичку помогают. Человеку несамостоятельному, некрепко стоящему на своих двоих, пугливому, робкому дорога в эту профессию заказана. Зато тем, кто на ходу подмётки режет, в ней всегда рады.

У «Международной Академии Бизнес-ассистентов» есть специальная онлайн-платформа, на которой и происходит обучение. Тебе будут присылать задания — теорию и практическую часть. За тобой закрепят куратора, который будет проверять домашние задания, давать обратную связь. Когда закончишь обучение и выполнишь все домашние задания, тебе выдадут сертификат международного уровня.

Тернистый путь в профессию

Обучение в «Международной Академии Бизнес-ассистентов», после которого ты будешь разбираться в профессии, длится 7 недель. Ты научишься освобождать время руководителя, то есть делать ту магию, о которой написано выше, выполнять задачи в срок, организовывать и проводить встречи, грамотно управлять временем, бронировать билеты и гостиницы, находить общий язык со службами и персоналом любого учреждения, договариваться. Изучишь деловой этикет, научишься подбирать правильно гардероб для работы, составлять вакансии, работать с CRM и проводить собеседования, организовывать поездки, оформлять визы. И это только часть навыков, которые даются в курсе «Академии».

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.

Чрезвычайная изобретательность

Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

Кому нужен удалённый личный помощник?

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Что делают помощники на самом деле

У меня была личная помощница, загружала я ее самыми разными задачами. Когда возникали проблемы, она принимала звонки, общалась с пациентами, контролировала качество услуг. Когда расширяли штат, она искала новых сотрудников. А когда я забывала, что у ребенка завтра утренник, она в последний момент искала костюм единорога.

Сколько платят помощникам

Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.

Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. «Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать). В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась «техническая» помощница. Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты», — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса «Профессия: удаленный PR–менеджер».

Декретный запуск. Можно ли построить карьеру в декрете

Например, именно так все и произошло у Альбины Назаровой, основательницы сети салонов депиляции и бренда косметики: «В какой–то момент я поняла, что личные вопросы занимают слишком много времени, которое я могла бы использовать более эффективно. Мелкие задачи — контроль календаря, покупка билетов, бронирование номера в отеле, запись на маникюр, наконец, — не требуют моего погружения. Их способен выполнять личный помощник. Благодаря ассистенту у меня остается больше времени на решение важных, глобальных вопросов».

Рекомендуем прочесть:  Можно Ли Наложить Арест На Долю В Каартире За Незаконное Снятие Денег Со Счета Уиершего

Загадка: кто «в беде не бросит, лишнего не спросит»? Правильно: настоящий, верный личный ассистент. Детские песни, конечно, учат совсем не этому, но бизнес диктует свои правила. А именно — платить тем, кто готов подставить плечо. Вместо известного принципа «разделяй и властвуй» в бизнесе уже давно закрепилась другая формула — «оптимизируй и делегируй». Как раз из нее выросла специфичная должность — ассистент руководителя, или личный помощник.

Свои подводные камни (без преувеличения) встречаются на пути буквально каждого ассистента — и опытного, и еще только начинающего. «Помню, в мои обязанности входило все, что не хотел делать руководитель. И это было жестко. Я обзванивала партнеров, выбивала из должников деньги, собирала документы, пересаживала растения, организовывала мероприятия. Тогда моя стрессоустойчивость нереально возросла. Зато я поняла, что могу выполнить любое поручение очень быстро, справилась со страхами и комплексами», — рассказывает Анна Голубева, которая раньше была ассистентом руководителя в строительной сфере, а теперь открыла интерьерный магазин.

  • Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
  • Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» — это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.
  1. Образование. Специального образования не требуется, я – политолог, а вы, может дипломированный филолог, это не страшно. НО лучше, конечно, иметь математический склад ума, потому что обязанности ассистента подразумевают работу с цифрами, аналитикой, требуют принятия быстрых решений. И если вы абсолютный гуманитарий и долго думаете, скорее всего – это не для вас. Конечно, требования босса могут быть разные и кто-то ищет творческую натуру, а не того, кто за 30 секунд посчитает квадратный корень из 888. Тут всё индивидуально, но скорее всего, так не будет. Но не стоит отчаиваться, потому что сейчас легко можно найти школы-онлайн, чтобы обучаться по этому профилю.
  2. Возраст. В основном эта работа для молодых, энергичных, желающих развиваться людей. Но есть тип начальников, которые предпочитают работать со зрелыми и опытными, уже готовыми специалистами в этой сфере. Такой личный помощник руководителя уже имеет свои устоявшиеся правила, принципы, убеждения и установки, в конце концов, особенный стиль работы. А в этом кроится самый большой минус, потому что, не будет совпадения с руководством. Поэтому, нелегко подобрать уже готового assistent, с которым boss будет думать и работать в одном стиле.
  3. Пол. Преимущественно эту должность занимают девушки, конечно, встречаются и парни, но намного реже. Хотя, должна сказать, что когда мы выставили вакансию личный помощник руководителя, около десятка резюме было от парней И даже 2 раза позвонили, судя по всему, мужчины в возрасте 40 лет.

Кто может стать личным ассистентом

Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.

  • Вращение в кругах деловой элиты.
  • Непосредственное подчинение одному человеку (нет путаницы с линейными/функциональными начальниками).
  • Широкие полномочия.
  • Полная база информации по работе компании.
  • Возможность учиться на ошибках опытного наставника и перенимать его отработанные методы управления.
  • Удовлетворение от хорошей работы (влияние на успех всей компании).

Бизнес-консультант или ассистент является первым советником, аналитиком, экспертом, чьи рекомендации помогают избежать управленческих ошибок. Его функции — ведение собственной статистики, отчетности по результатам работы, исследования позиции компании. Помощник с представительской функцией может замещать руководство на важных встречах, представлять бренд на иногороднем дилерском съезде, вести переговоры со СМИ.

Требования к образованию и личным качествам сотрудника

Должность помощника руководителя чаще встречается в крупных сетевых авторитетных компаниях с долгосрочными планами и хорошими программами лояльности для сотрудников. Именно на таких предприятиях растут настоящие эксперты.

Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector