Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой продукт приносит ассистент и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.
Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?
Масштабное мышление
Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.
Сейчас у руководителей всех крупных компаний обязательно есть личный помощник, а иногда даже два — персональный ассистент составляет график и занимается личными поручениями, а секретарь ведет документооборот. У нас в компании большой секретариат, все общаются и помогают друг другу. В основном личными помощниками работают люди лет до 27. Обычно те, кто засиделся на этой должности дольше, сидят, пока их не уволят. Лучшее время для построения карьеры они провели на этой работе, и потом найти что-то другое будет сложно.
В тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сошлись характерами
Пять лет назад, получив диплом психолога, я особо работу не искала, делала это очень расслабленно. Просто подумала, что могла бы работать ассистентом, и отправила резюме без особого энтузиазма. Сначала у меня была встреча с эйчаром, потом с руководителем отдела персонала, и только после этого с будущим начальником. Я вышла из офиса, и мне тут же позвонили и попросили прислать документы.
На сайте по поиску работы «Хедхантер» 350 вакансий личных помощников по России, на «Суперджобе» — тысяча. Если выбрать пожелания из разных вакансий, окажется, что личный помощник — это сверхчеловек. Вот как его видят бизнесмены и руководители компаний:
Как предприниматели видят помощников
Иногда постоянный помощник не нужен. Если поручений мало, — например, нужно время от времени заказывать билеты на самолет, — их могут выполнять удаленные помощники. Существуют сервисы личных помощников, которые предлагают разные тарифы и услуги, например Want, One Assist, Scimmy.
Сколько платят помощникам
Можно искать на сайтах вакансий, обычно этим занимается менеджер по персоналу, который работает в компании. Если у компании его нет, лучше обратиться в кадровое агентство, иначе придется самому разбираться в сотнях резюме — это отнимет время.
Если каждый руководитель и сотрудник предприятия будет знать общую цель компании, а также понимать, что конкретно требуется от него, то предприятию будет легче добиться выполнения своего плана на 100%. Также не стоит забывать и о мотивации сотрудников. Каждый из них, при достижении ЦКП, должен получать достойную оплату труда.
ЦКП — ценный конечный продукт — это тот самый результат, который Вы ждете от сотрудника или отдела, за что Вы им платите деньги. В этом названии каждое слово имеет значение. Это именно ценный продукт, законченный. Это ни в коем случае не процесс делания,а именно результат. Ниже рассмотрим примеры.
Примеры ЦКП отделов.
Для кого-то важно, чтобы пылесос был тихим, чтобы не разбудить грудного ребенка. Аллергики оценят высочайшее качество фильтрации. А молодоженам, живущим на съемной квартире нужна компактная модель, чтобы легко можно было забрать пылесос на новое место жительства. Поэтому, ЦКП продавца бытовой техники – именно закрытие потребностей! А уже для этого он должен использовать товар из своего магазина.
Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.
Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.
Требования к персональному ассистенту
Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.
«Вы удивлены?», улыбается Марина. «Я знаю, что помощник руководителю обычно нужен срочно, «на вчера». Мы тратим на подбор ассистента от 2 до 5 дней. Если у работодателя нет специфических требований (к примеру, знание четырех иностранных языков), то в ряде случаев и 1 дня достаточно. У нас же готовая база специалистов, помните? Не приходится искать на стороне».
«За последнее время к нам трижды обращались из рекрутинговых компаний с просьбой помочь в поиске ассистента. Признаются, что для них это сложная тема — нет опыта и четкого представления о том, каким должен быть кандидат. Из крупных фирм нам зачастую звонят уже после того, как рекрутеры не справились с поставленной задачей — в таких случаях ассистент нужен «на вчера»».
Сила «сарафанного радио»
А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».
И чем же ассистент отличается от секретаря? Спорим на что угодно — этого не знают не только рекрутеры, но и многие руководители. Марина поясняет — у них разный функционал, уровень ответственности и доступ к «внутренней кухне» компании.
140 человек — это много. Неужели, все подошли? Были случаи, когда ассистент и его новый босс не сработались? Марина поясняет, что в договоре есть пункт о «замене» специалиста по гарантии в течение 3 месяцев, если он не найдет общий язык с руководителем. Но за прошедший год ни один клиент не обратился с такой просьбой.
Случайным людям тут не место
«Меня часто об этом спрашивают. Например, потому, что мы лучше работаем в режиме многозадачности, быстрее соображаем и реагируем на изменение ситуации. А еще большинство руководителей — мужчины. Ну не могут они представить, что чашку кофе по утрам будет приносить парень! Некоторые признаются, что ассистент-девушка помогает разрядить ситуацию во время сложных переговоров. Сплошные плюсы!».
Обратите внимание, что ЦКП формулируется в прошедшем времени — действие завершено. Если по каким-то причинам заказчик не получил своих окон или не оплатил работу, значит, в данном конкретном случае руководитель не произвёл ЦКП.
Важность ценного конечного продукта не всегда можно измерить с помощью денежного эквивалента. Например, успешное совещание можно считать ЦКП руководителя, если в результате были выработаны весомые решения. Вместе с тем ценность не определяется количеством вложенного в продукт труда или времени: многие работники затрачивают массу усилий (и ресурсов компании) только на подготовку к выработке результата или доработку своего/чужого продукта труда.
Статистика как метод контроля ЦКП
На самом деле ценным конечным продуктом менеджера по продажам является выручка, приток денег в компанию. При этом важно не путать выручку с прибылью: за прибыль отвечает финансовый директор, поскольку именно он управляет распределением средств.
— Как же я мечтаю об интернет-детоксе, но мне он светит только в гробу. Я, как лично я, а не как помощник, только смотрю видео на ютубчике, немного инстаграма и родной Пикабу. Зато я как помощник -ууух! Все 4 соц.сети шефа, все информационные порталы, два десятка телеграм-каналов. Кто-нибудь знает хорошие расслабляющие капли для глаз?
Дубликаты не найдены
— Люди, которые готовы распечатать пару листков в любом месте, от кафе до приемной министра — вы чудо, я вас просто обожаю, спасибо огромное! Вы даже не представляете, как выручаете ассистентов. Торжественно клянусь не отказать в этом никому, когда закончу работать помощником.
Как я ездила в Штаты, уехала с ключами от квартиры в Нью-Йорке, и не вышла замуж — часть четыре, где меня не ограбили)
Как ни странно, но рассказывать про рабочие будни нужно с вечера. Потому что именно вечером происходят самые важные моменты — всего их пять.
Во-первых, это конец смены. То самое закрытие блестящей в отражении фонарей двери.
Мы прощаемся с последними посетителями, дежурные остаются убирать ресторан. Утром мы проверим наполнение бутылок с кетчупом, везде ли хватает разнообразных пакетиков с подсластителями и прочее. А пока — собираем стаканы, меняем скатерти, ставим стулья на столы, перешучиваемся и. пробиваем денежку! Нужно вбить свои чаевые, чтобы они тоже учитывались в налогах.
Затем ты выходишь из ресторана. Второй самый важный момент дня — это трава под ногами. ПРямо напротив- небольшой газончик. Я всегда садилась на нем и с наслаждением разминала ноги. Уставали они знатно — несмотря на то, что сама я была тонкая-звонкая, но в руках у меня ведра со льдом сменяли десятки стаканов с ним же, тарелки сменялись «принеси стул», за смену ты НЕ садишься ни на секунду. Знаете что помогло? Танцы и балет из детства (правда, он был в жизни недолго — по здоровью запретили). ДОбавили выносливости.
И третий важный момент — это долгая дорога домой. Большую часть пути ты бредешь вдоль шоссе. Помню, посередине пути тебе тускло светил один магазинчик. Ребята говорили, что район у меня так себе в плане безопасности (еще бы, кроме нас там белых вообще больше не было), и что на этой дороге кого-то недавно ограбили.
Однажды я как раз проходила мимо магазинчика, когда от него отделилось две тени. Это было два черных парня — и я бы не сказала, что они были сильно дружелюбными)
Но тогда я усталой улиточкой ползла домой, с улыбкой пялилась в звездной небо и даже не ускорила шаг, когда один из них начал говорить что-то вроде Hey, girl! Hey! Я просто остановилась, и у нас произошел удивительный диалог, когда к тебе подходят вроде как пограбить, а выступают психотерапевтом для усталой русской девочки, которая зарабатывает деньги для семьи, живущей в снегах и ветрах (ну, художественное преувеличение никто не отменял).
В общем, что-то они от меня хотели, но закончился наш разговор вопросом, не желаю ли я мороженого) Мороженого я, конечно, желала — сама себе я его позволяла редко, разве что у кухни получится выпросить. Фисташковое.
И вот иду я, в ночи, а сопровождает меня два черных парня, т.к. , как оказалось, район у меня действительно опасный и нечего тут всяким не от мира всего шляться. Они проводили меня до самого дома, я помахала им из окошка. и нет, меня не ограбили на следующий день, не стащили ничего ценного. хотя , возможно, там просто не было ничего ценного))
Но погодите, вечер еще не закончился.
По приходу домой первое, что ты делаешь — это скидываешь с себя рубашку и стираешь. Потому что она у тебя всего одна (первый месяц работы) или потому, что, опрокинь кто на тебя кетчуп, тебе придется найти сменку (остальные месяцы работы). Утром еще влажная ткань спасет тебя от солнца и жары по пути на работу.
Но самое важное! Самое важное — это вечерняя кружка молока. Иногда я даже шла в тапочках и домашней одежде до ближайшего магазинчика. Иногда прямо с кружкой молока.
Там я покупала ЕЩЕ молока, сигареты, устраивалась с ногами в кресле-качалке на веранде домика, где мы снимали комнату, и наслаждалась сначала купленными в barnes and noble книжками (в основном Рей Бредбери), затем мечтой — Нинтендо DS. Ох, как же она легко и быстро переносила меня в миры Final Fantasy!
Простите, уроки начинаются) Закончу позже. Я тут нашла кое-что. Фоток почти не осталось. Полезла посмотреть фото самого ресторана, чтобы найти для вас вид на лужайку перед ним, которая спасала мои ноги. и чуть не расплакалась. Абсолютно счастливое, абсолютно безмятежное лето.
Покупательнице не нужна лекция о технических особенностях телевизора, возможно, она даже ничего в них не понимает. Если бы в качестве ценного конечного продукта магазин декларировал не прибыль, а удовлетворение потребностей клиента, консультант построил бы диалог иначе. Он обсудил бы с дамой действительно важные для неё вещи:
Выше мы говорили, что ЦКП компании должно заключаться в удовлетворении потребностей клиента. Так почему же «довольный потребитель» сам по себе не является целью работы менеджера? Тому есть несколько причин. Во-первых, ответственность за удовлетворение потребностей клиента лежит на том, кто изготавливает продукт. Во-вторых, заполучить клиента можно разными способами, например, простимулировав покупку большим пакетом бонусов и скидок, наносящим урон компании. В-третьих, если менеджер по каким-то причинам не справляется, и руководителю приходится завершать сделку, то продукт сотрудника уже нельзя назвать конечным.
Руководитель отдела сбыта
Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.
Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.
Выпускники вузов, которые хотят иметь хороший старт в карьере, часто интересуются, как стать бизнес ассистентом. Ведь развитие возможно в двух направлениях: горизонтально или вертикально. От этого будет зависеть ваша стратегия дальнейших действий:
Кто может стать личным ассистентом
- Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
- предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
- полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
- сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
- разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
- в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
- доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
- выполнение личных поручений.
- ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
- ведение графика и контроль медицинских обследований;
- контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
- подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.
