Заверение копий документов факсимильной подписью—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Заверение копий документов факсимильной подписью и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

  1. На доверенностях вообще и в частности на доверенностях, выданных от имени юридического лиц.
  2. Кадровых документах: трудовых договорах, трудовых книжках, приказах и пр.
  3. Налоговых декларациях и счетах-фактурах .
  4. Платежных документах и любых других документах, имеющих финансовые последствия.
  5. В кассовой книге и на расходных ордерах.

Что нельзя подписывать факсимиле

Факсимильная подпись — это клише-печать , воспроизводящая собственноручную подпись человека. Такая печать позволяет визировать документы от имени гендиректора, главбуха или других руководителей, но без их участия — это удобно.

использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон

Факсимиле – да!

Дополнительные соглашения к настоящему Договору, а также иные документы, имеющие значение для его исполнения, изменения или прекращения, должны быть подписаны уполномоченным лицом каждой из Сторон. Подпись уполномоченного лица может выполнена собственноручно или в виде факсимильной копии (оттиска), при этом собственноручная подпись и факсимильная копия (оттиск) имеют равную юридическую силу. Подпись уполномоченного лица должна быть заверена печатью Стороны

Факсимиле – нет!

Стороны пришли к соглашению о том, что собственноручная подпись и факсимильная подпись уполномоченного подписывать настоящее Соглашение лица имеют равную юридическую силу на дополнительных соглашениях к настоящему Соглашению, а также иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения

Подозрительным будет очевидное отличие между цветом чернил печатей. Таким образом, несмотря на то, что Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не содержит особых требований к форме и цвету печати, проставление на разных документах одинаковых по содержанию и форме, но существенно различаемых по цвету или оттенку оттисков печати, вероятнее всего, вызовет вопросы контролеров.

Рекомендуем прочесть:  Как индексируется пенсия после увольнения пенсионера в 2020г проживающему в чернобыльской зоне 2020 году

Поддельная печать

По общему правилу компании обязаны иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). При этом законодательство не запрещает использовать дополнительные печати. Суды признают их наличие обычаями делового оборота (постановления ФАС Центрального округа от 07.09.10 № А23-2563/09А-13-48). Минфин России рекомендует компаниям разработать локальный акт, регламентирующий вопросы применения дополнительных печатей (письмо от 18.11.11 № 03-02-07/1-397). В таких ситуациях судьи отмечают, что дополнительные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печати и применяться только в соответствии с их назначением (постановления ФАС Западно-Сибирского от 11.11.10 № А70-4089/2010, Северо-Западного от 13.10.09 № А21-8887/2008 округов).

Определение подделки по бумаге

Другие суды, напротив, занимали сторону компаний и подтверждали, что использование факсимиле при подписании счета-фактуры правомерно, если это предусмотрено договором (постановления ФАС Западно-Сибирского от 03.12.10 № А45-16746/2009, Восточно-Сибирского от 03.12.09 № А33-989/2009 округов). Часть арбитров отмечали, что факсимильная подпись – это не копия подписи физического лица, а способ выполнения оригинальной личной подписи, и запрет на использование такой подписи счетов-фактур законом не установлен (постановления ФАС Московского от 07.03.12 № А40-128912/10-127-739, Поволжского от 17.05.11 № А55-17448/2010 округов).

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Представительство в арбитражном суде

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Рекомендуем прочесть:  Судебные Приставы Иркутской Области Забрали Машину Что Делать

Допускается ли использование факсимиле вместо подписи в трудовом договоре?

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Содержание статьи:

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Что такое клише-печать?

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Факсимиле применяется во многих случаях. Единой позиции законности по использованию не определено. Ясно одно, что ее разрешается применять при гражданско-правовых сделках. Гражданский кодекс РФ все-таки предусматривает законность подписания документов подобным образом.

Юридические сделки

Предпринимателям же немаловажно сначала изучить судебную практику и правовые нормы, связанные с использование факсимиле. Подписывать соглашение о принятии подписи факсимиле, чтобы подобные документы при рассмотрении в суде могли стать весомым доказательством, приобретали юридическую значимость.

Гражданско-правовые сделки

Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины – излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

  • Отсутствие руководителя.
  • В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
  • Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
  • Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

в письме Минфина от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.

В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:

Рекомендуем прочесть:  Если человек выписан из квартиры,могут ли судебные приставы описать его имущество

podpisanie_pervichnyh_dokumentov_faksimile.jpg

В п. 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем (или ИП) и главным бухгалтером, если бланк оформляется в электронном формате, допускается его визирование при помощи ЭЦП, но нет указаний на возможное использование факсимильной подписи, что делает этот вариант недопустимым. Такая позиция фискальных структур совпадает с мнением Минфина, судебная практика имеет примеры как положительных решений в пользу факсимиле на счетах-фактурах (они основываются на отсутствии прямых законодательных запретов для применения факсимильных штампов), так и отрицательные вердикты.

Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

На первичных документах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Применять факсимиле не просто. Это точное воспроизведение подписи руководителя (должностного лица), выполненное в виде оттиска печати. Если подпись будет точно изготовлена, то не уступит настоящей подписи. Но даже высококачественное исполнение не дает возможности ее использовать на всех документах. Например, недопустимо ставить на бумагах при оформлении дубликата доверенности.

Согласно ГК РФ оригинальная копия подписи должностного лица допускается к использованию для заключения гражданско-правовых сделок. Стороны между собой должны оформлять соглашение о порядке применения факсимиле для приобретения юридической силы, отражать подробно условия в тексте основного договора.

Необходимость и преимущества использования

По поводу факсимиле на счет-фактурах ходят острые дискуссии. Это злободневный вопрос для налогоплательщиков, ведь фактура – основание для применения налоговых вычетов. Налоговики высказывают единое мнение по отношению к таким документах.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

Получатель

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

ОКТМО

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector