Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о В личных делах сотрудника заключение медицинского осмотра и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. В се юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.
О чем речь
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:
Работодатель не обязан заключать договор с конкретной поликлиникой каждый год. Но если сотрудничество радует и начальство согласно продолжить работать с выбранной ранее поликлиникой, есть возможность сначала направить письмо о заключении контракта на прохождение осмотров или перезаключении его на следующий год, а потом уже подписать новый контракт.
Последовательность организации медосмотров
2. Кандидат расписывается за выданное ему направление и направляется на осмотр. Желательно разъяснить кандидату, какие документы должен предоставить работник при прохождении предварительного медицинского осмотра, — направление и паспорт. Если гражданин поступает на работу, которая требует психиатрического обследования, придется еще справку от психиатра предъявить.
Что делать после осмотра
Шаг 2. Сформированный и утвержденный список направьте в медицинское учреждение минимум за два месяца до предполагаемой даты проведения медобследования. Медицинская организация составит план проведения осмотра и пришлет копию работодателю.
Далее сотрудники клиники, с которой заключил договор работодатель, на основании поименных списков определяют, каких врачей должен посетить каждый работник, список исследований. Составляется календарный план медосмотров, который медицинский центр согласует с работодателем. Каждому сотруднику — уже работающему или вновь поступающему на работу — выдают направление на медосмотр.
Далее работодатель должен составить список контингента и поименный список сотрудников. Первый нужно предоставить в Роспотребнадзор, второй — в организацию, которая будут проводить медицинский осмотр (лицензированную клинику). В поименном списке должна быть указана следующая информация:
Ответственность за нарушения
- Требовать от каждого нового работника, чтобы тот прошел предварительный медосмотр, и обеспечить проведение этого осмотра. В результате работодатель должен получить заключение по результатам медицинского осмотра и паспорт здоровья работника, а в специально оговоренных случаях — еще и медицинскую книжку.
- Требовать от работников прохождения текущих (периодических) медосмотров и обеспечить проведение этих осмотров. Если сотрудник вовремя не посетил врачей и не сдал установленные законом анализы, его нужно отстранить от выполняемых обязанностей, вплоть до увольнения.
- Организовывать и оплачивать медицинские осмотры для сотрудников. Удобнее всего заключить договор с частным медицинским центром.
- Нести ответственность перед законом, если государственные контролирующие организации выявили, что работники не проходили медосмотры в установленные сроки, если отсутствуют необходимые документы. Если же из-за не пройденного медосмотра кто-то получил травму или погиб, наступает уголовная ответственность.
От состояния здоровья напрямую зависит успех профессиональной деятельности, медосмотры дают гарантии исключения аварий, связанных с болезнью, несчастных случаев на производстве, распространения инфекционных заболеваний.
Когда для прохождения медосмотра нужен специальный документ?
Согласно 8 пункту приложения номер 3 к приказу 302н (о порядке проведения осмотров), в журнале регистрации фиксируется следующие данные.
Порядок оформления
После обследования соискатель работы представляет в организацию заключение комиссии. Заключение может быть положительным или отрицательным. При наличии противопоказаний заключение трудового договора становится невозможным. Именно поэтому принципиально важно организовать осмотр своевременно, то есть не перед началом работы, а перед оформлением документов. Хранится направление в личном деле и амбулаторной карте.
Поэтому составьте заказное письмо с нулевой стоимостью, прикрепите к нему почтовое уведомление, сохраните у себя трек-код почтового отправления или копию квитанции. Оригинал квитанции пригодится бухгалтерии для возмещения почтовых расходов.
Как организовать предварительный медосмотр
№2. Бухгалтер-экономист в торговой организации. Условия труда у него также не вредные и не опасные. Но он трудится в торговле, хоть и офисник, но ведь и пункт 15 не содержит каких-либо отдельных уточнений, если персонал проводит работы в организации торговли, медосмотр он проходит каждый год вне зависимости от класса условий труда и контакта с товаром, как продовольственным, так и промышленным.
Для кого обязательны медосмотры
Таким образом, из 213 статьи ТК РФ следует, что медосмотр обязателен для водителей всех транспортных средств, а также для всех работающих во вредных и опасных условиях труда. Следовательно, если у работника допустимые условия труда 2 класса, то можно не проводить медосмотр, но это противоречит приказу № 302н в том случае, если он выполняет работы по перечню № 2.
Справка о проведённом медосмотре обычно действительна на протяжении трёх дней. Если заключение положительное, то оно выдаётся на руки только соискателю и уже он сам предъявляет её руководству предприятия. В случае когда медкомиссия принимает отрицательное решение, оно тоже выдаётся лично пациенту, но дополнительно к этому копия в течение трёх дней направляется на предприятие.
Предприятию, направляющему на медосмотр, значительно удобнее оформить с медицинской клиникой, имеющей соответствующие разрешения, договор. Рекомендация заключать с такими медицинскими учреждениями договорные соглашения на период не менее трёх лет зафиксирована в пункте 2.3 Методологических основ для проведения предварительных и периодических медосмотров, утверждённых в Постановлении Министерства здравсоцразвития 14.12.2005. При отсутствии договора клиент направляется в любое медицинское учреждение, имеющее необходимые разрешения и сертификаты.
Права и ответственность сторон
В первом случае, когда ещё не оформлен трудовой договор, на основании отрицательного заключения работодатель не имеет права принять работника на должность, которая была согласована до получения результата. Конечно, руководитель может предложить работнику место, соответствующее уровню его здоровья, а тот может принять или отклонить это предложение.
При отсутствии замечаний заключительный акт оформляется медицинским центром и подписывается участвующими сторонами в срок не позднее 30 календарных дней с даты окончания профосмотра. Документ утверждается председателем врачебной комиссии, заверяется печатью, распечатывается в четырех экземплярах и направляется в течение 5 календарных дней:
- те, кто занят на опасном и вредном производстве;
- те, кто занимается верхолазными и высотными работами;
- сотрудники общепита;
- персонал детских, образовательных и медицинских учреждений;
- те, кто трудится в санитарно-гигиенических и косметологических организациях (включая сауны, бани и прачечные);
- работники фармацевтических компаний;
- клининговые служащие;
- занятые в сфере водоснабжения;
- сотрудники животноводческих ферм и птицефабрик;
- молодые специалисты, не достигшие возраста 21 года.
Кто должен проходить медосмотр регулярно
- Составление списка сотрудников, которые должны пройти обследование. При этом работодатель должен ориентироваться на так называемый контингент лиц, подлежащих регулярной диспансеризации, с указанием вредных и опасных производственных факторов, а также вида работ. Список необходимо представить в Роспотребнадзор в течение 10 дней после его составления и утверждения (п. 19–21 Приказа).
- Заключение договора с медучреждением и согласование сроков прохождения обследования.
- Издание приказа о проведении периодического медосмотра. Нужно ознакомить с ним весь персонал минимум за 10 дней до начала профосмотра.
- Выдача направлений на медосмотр.
- Получение сотрудниками заключений с результатами.
- Подведение итогов профосмотра медицинским центром совместно с представителями работодателя и санитарно- эпидемиологической службы.
- Проставление отметки о прохождении обследования в личной медкнижке каждого сотрудника.
Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.
Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Образец оформления листа-заверителя личного дела
— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;
Трудовым законодательством установлено, что некоторые категории работников, при приеме их на работу, обязаны пройти медицинское обследование. Это необходимо для того, чтобы определить состояние здоровья работника и в соответствии с этим возможность выполнять поручаемую ему работу. Кроме того, медосмотры необходимы для предотвращения распространения различных заболеваний, в том числе массовых, для исключения аварий и несчастных случаев, связанных с физическим состоянием работника.
Ответственность работодателя
Личные медицинские книжки выдаются, в частности, лицам, которые поступают на работы, связанные с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения. При поступлении на работу указанные лица должны предъявить личную медицинскую книжку работодателю, которая в последующем хранится у него.
Подтверждение прохождение медосмотра
Итак, обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. В частности, указанные осмотры обязаны проходить работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на работах, связанных с движением транспорта, работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей.
Далее идут лица, принимаемые на работу с вредными или опасными условиями труда, а также на работу, связанную с движением транспорта (п. 1 ст. 213 ТК РФ). Конкретный перечень таких работ можно найти в приказе Минздравсоцразвития России от 16.08.04 № 83.
Кто проходит медосмотр
О том, что некоторых сотрудников можно принять на работу только при условии прохождения ими медицинского осмотра, знают многие. Но на вопрос как правильно организовать такой медосмотр, ответить могут уже далеко не все.
Документы, подтверждающие медосмотр
Унифицированной формы данного документа Минздравсоцразвития не утвердил, зафиксировав лишь единственное требование к такому документу. В нем должно быть указаны вредные и опасные производственные факторы и работы. Логично предположить, что в направлении надо также указать ФИО сотрудника, направляемого в медучреждение, наименование работодателя, дать ссылку на планируемое место его работы и при необходимости сделать ссылку на перечень рабочих мест и профессий, требующих медосмотра.
