Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Зачем в архивном личном деле справки о прохождении медицинских осмотров и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
- резюме, составленное соискателем для вакансии;
- бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
- заявление о приеме на работу;
- характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
- копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Правила ведения и сроки хранения
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).
Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020
Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.
Когда работник прошел осмотры всех врачей и необходимые обследования в полном объеме, оформляют заключение по результатам предварительного (периодического) медицинского осмотра в соответствии с Приказом № 302, заводят паспорт здоровья. Как правило, эти документы клиника передает работодателю. Заключение подшивают к личному делу сотрудника. Паспорт здоровья хранится у работодателя, а после увольнения его передают на руки работнику. Данные осмотров и обследования вносят в личную медицинскую книжку, она хранится у работодателя.
Во-первых, нужно разобраться, в каких условиях работает персонал, какие есть профессиональные вредности, и в каком объеме каждый работник должен проходить медосмотры, насколько часто. Для этого нужно воспользоваться услугами организации, которая проведет оценку условий труда.
Ответственность за нарушения
В течение 30 дней после завершения плановых медосмотров всех сотрудников медицинская организация совместно с Роспотребнадзором составляет общий заключительный акт, в котором указывается информация о работодателе, списки работников, прошедших медосмотр и не завершивших медосмотр, рекомендации по профилактическим мероприятиям и иная информация.
Личная медицинская книжка — это официальный документ строгой отчетности, защищенный от подделок и являющийся полиграфической продукцией уровня «В», не подлежащий свободной продаже. Ее форма утверждена Приказом №402.
- в организациях по санитарно-гигиеническому обслуживанию населения (бани, душевые, сауны, парикмахерские, косметические и массажные салоны, солярии, прачечные, химчистки, пункты приема белья, жилищно-эксплуатационные организации, организации, осуществляющие комплексную санитарно-гигиеническую очистку территории города);
- в организациях, занятых обслуживанием канализационных сетей и сооружений;
- в гостиницах, общежитиях, мотелях, кемпингах, туроператорских и туристических фирмах;
- в бассейнах, водолечебницах, спортивно-оздоровительных учреждениях;
- в лечебно-профилактических учреждениях, интернатах и домах для инвалидов и престарелых, хосписах, а также санаториях, домах отдыха, пансионатах, туристических базах, непосредственно связанных с питанием и коммунально-бытовым обслуживанием пациентов и отдыхающих;
- в организациях торговли промышленными товарами для детей и парфюмерно-косметическими изделиями;
- водителями транспортных организаций, индивидуальными предпринимателями, занятыми перевозкой людей (такси, городской пассажирский транспорт), а также междугородными и международными перевозками;
- проводниками пассажирских поездов дальнего следования, речного, морского и авиатранспорта.
У кого должна быть медицинская книжка
Этот вопрос неоднозначный, прямо он не урегулирован, поэтому некоторые работодатели оплачивают только непосредственно медосмотры, поскольку в соответствии со ст. 213 ТК РФ работодатель обязан проводить обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры за свой счет.
В связи с поступающими обращениями касательно вопроса о сроках хранения медицинской документации, в декабре 2015 года Министерство здравоохранения Российской Федерации опубликовало Письмо от 07.12.2015 N 13-2/1538 (далее – письмо), в котором сообщает о том, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться для наиболее часто используемых видов медицинской документации следующими сроками хранения:
О письме Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538
- Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации (форма № 001/у) — 5 лет
- Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц (форма № 002/у) — 5 лет
- Медицинская карта стационарного больного (форма № 003/у) – 25 лет
- Медицинская карта прерывания беременности (форма № 003-1/у) – 5 лет
- Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении (форма № 007/у-02) – 1 год
- Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому (форма № 007дс/у-02) – 1 год
- Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре (форма № 008/у) – 5 лет
- Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении (форма № 016/у-02) – 1 год
- Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому (форма № 066/у-02) – 10 лет
- История родов (форма № 096/у) – 25 лет
- История развития новорожденного (форма № 097/у) – 25 лет
- Журнал отделения (палаты) новорожденных (форма № 102/у) – 5 лет
- История развития ребенка (форма № N 112/у) – 25 лет
- Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной (форма № 113/у) – 5 лет
- Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи (форма № 109/у) – 3 года
- Карта вызова скорой медицинской помощи (форма № 110/у) – 1 год
- Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему (форма № 114/у) – 1 год
- Дневник работы станции скорой медицинской помощи (форма № 115/у) – 3 года
- Индивидуальная карта беременной и родильницы (форма № 111/у) – 5 лет
- Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у) – 25 лет
- Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у) – 1 год
- Медицинская карта ребенка (форма № 026/у) – 10 лет
- Контрольная карта диспансерного наблюдения (форма № 030/у) – 5 лет
- Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг (форма № 030-13/у) – 5 лет
- Журнал записи родовспоможения на дому (форма № 032/у) – 5 лет
- Медицинская карта стоматологического пациента (форма № 043/у) – 25 лет
- Медицинская карта ортодонтического пациента (форма № 043-1/у) – 25 лет
- Журнал записи амбулаторных операций (форма № 069/у) – 5 лет
- Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у) – 3 года
О противоречиях в установленных нормативными правовыми актами сроках хранения
Впрочем, Приказ № 1030 был отменен еще в 1988 году и так же как и письмо не имеет нормативной силы, содержа лишь рекомендательные нормы. Более важно, на наш взгляд, остановиться на сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у).
