Какой конечный результат работы личного ассистента—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой конечный результат работы личного ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.

Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.

Содержание

Чрезвычайная изобретательность

Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

  1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
  2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
  3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Ключевые навыки помощника руководителя

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Рекомендуем прочесть:  Компенсацию за отказ от бесплатного проезда в москве

The Village продолжает рассказывать, как люди разных профессий планируют свои доходы и расходы. В новом выпуске — личный ассистент. У помощника руководителя много обязанностей: работа с документами, составление рабочего графика, организация поездок, а иногда еще и личные поручения вроде заказа столика в ресторане или планирования отпуска. Руководители нанимают ассистентов не только потому, что обычный секретарь в офисе, но еще и ради престижа. Личный помощник сопровождает босса на деловых встречах и переговорах — это производит впечатление.

Бизнес-ассистент

С родителями я не живу уже достаточно давно, поэтому не знаю, что бы они сказали про такую работу. У меня был молодой человек, который ко всему этому относился довольно равнодушно. Деньги я зарабатываю, не прошу ничего у него, а задерживаюсь я или нет — не важно. Никакой ревности у него тоже не было. Какое-то время мы жили с его родителями, и только они переживали, что я поздно возвращаюсь и устаю.

Ближе к боссу

Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.

Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:

Справится с задачами

Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.

  • «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
  • По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
  • Получил награду за создание программы «Х» (2016).
  • «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
  • «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
  • «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Как-то я искала ассистента для бренд-шефа крупного ресторанного холдинга. Требовалось, чтобы он знал несколько языков, управлял кухней, общался с поставщиками и имел приятную внешность. Была ситуация, когда шеф опаздывал на самолет. Ассистент нашел контакты командира экипажа и руководителя авиакомпании и договорился, что самолет не улетит без шефа.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Рекомендуем прочесть:  Льготы для ветеранов труда федеральных в городе кирове

Как предприниматели видят помощников

  • выполняет любые поручения руководителя;
  • ставит задачи топ-менеджерам;
  • контролирует работу отделов;
  • готовит отчеты, принимает звонки;
  • покупает авиабилеты и цветы;
  • пишет статьи и ведет соцсети;
  • размещает рекламу;
  • ведет документооборот;
  • организует мероприятия для компании;
  • понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
  • выполняет поручения членов семьи руководителя;
  • на связи круглосуточно.
  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Общие обязанности помощника руководителя

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Должностная инструкция помощника руководителя

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. «Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать). В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась «техническая» помощница. Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты», — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса «Профессия: удаленный PR–менеджер».

Декретный запуск. Можно ли построить карьеру в декрете

А кому вообще нужны эти самые ассистенты? В первую очередь — владельцам своего дела, которым, как в рекламе, необходимо «заниматься бизнесом, а не бумажками». «Личный ассистент, на мой взгляд, нужен практический любому собственнику бизнеса, у которого развита коммуникация, а численность штата — больше 10 человек. Далеко не всегда это должен быть глава целой корпорации. Напилить функционал можно и из личных поручений», — уверена генеральный директор HR–компании «Сотер»Милана Джиджоева.

Загадка: кто «в беде не бросит, лишнего не спросит»? Правильно: настоящий, верный личный ассистент. Детские песни, конечно, учат совсем не этому, но бизнес диктует свои правила. А именно — платить тем, кто готов подставить плечо. Вместо известного принципа «разделяй и властвуй» в бизнесе уже давно закрепилась другая формула — «оптимизируй и делегируй». Как раз из нее выросла специфичная должность — ассистент руководителя, или личный помощник.

Например, именно так все и произошло у Альбины Назаровой, основательницы сети салонов депиляции и бренда косметики: «В какой–то момент я поняла, что личные вопросы занимают слишком много времени, которое я могла бы использовать более эффективно. Мелкие задачи — контроль календаря, покупка билетов, бронирование номера в отеле, запись на маникюр, наконец, — не требуют моего погружения. Их способен выполнять личный помощник. Благодаря ассистенту у меня остается больше времени на решение важных, глобальных вопросов».

Рекомендуем прочесть:  Закон о выделении 1 млнруб до живших до 100 лет

«Я неоднократно сталкивалась с некомпетентными личными помощниками и секретарями», вспоминает Марина. «Поняла, что найти хорошего кандидата крайне сложно, зато реально его подготовить. Используя собственные знания и опыт (в том числе, понимание того, как делать не надо), создала перечень обязательных навыков ассистента, который лег в основу учебной программы.

И действительно, у ассистента есть доступ к личной информации о руководителе и его семье, финансовой документации, деловой переписке, данным о партнерах, результатам переговоров…Таких людей не так просто заменить, поэтому искать их предпочитают по проверенным каналам. Понимаю, почему Марине не нужна реклама.

Успех любит смелых

Единственным активом амбициозной бинес-вумен была страница на Фейсбуке, где Марина периодически публиковала полезные материалы — Клуб персональных помощников. Время от времени обращались руководители с просьбой помочь в поиске ассистента.

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

Что должен уметь?

Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.

Как проходить собеседование?

Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Карьерный рост личного помощника

  • стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
  • многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
  • высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
  • позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
  • высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.
Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector