Какие документы подложить к авансовому отчету если утерян чек минфин—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какие документы подложить к авансовому отчету если утерян чек минфин и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что, если сотрудник не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Как нужно действовать работодателю, если подотчетник потерял документы

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Кассовый чек

  • наименование организации и ИНН;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
  • наименование документа и признак расчета;
  • регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
  • адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
  • номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
  • наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
  • форма расчета;
  • ставка и сумма НДС;
  • система налогообложения;
  • код товара.
Рекомендуем прочесть:  Субсидия В Оренбургской Области Молодым Семьям

Требования к документам, подтверждающим расходы

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

  • Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
  • Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Какими документами можно оправдать оплату

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Скачать приложение можно бесплатно с Google Play и с App Store. С его помощью легко проверяются имеющиеся на руках чеки. Кроме того, приложение позволяет получать и хранить электронные чеки, а также их находить.

Кассовый чек подтверждает факт совершения расчета. Этот документ обязательно должен быть продавцом выпущен на бумаге или передан электронно покупателю/клиенту. Но кассовый чек может быть утрачен. Что же тогда делать покупателю: куда ему обратиться за восстановлением этого документа?

Выдача первичного кассового чека (оригинала)

Обязанность по выдаче первичного кассового чека при проведении расчетной операции через ККТ установлена за продавцом пунктом 2 статьи 1.2 закона 54-ФЗ ( ССЫЛКА ). Все юридические лица и ИП, обязанные использовать кассовый аппарат, должны (кроме исключений, прописанных в самом же законе):

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется ( Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2017) ).

Вопрос:

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

Ответ:

  • поездом — распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
  • самолетом — посадочный талон и распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 28.02.2019 N 03-03-05/12957);
  • городским общественным транспортом — билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ ( Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
  • такси — чек ККТ или квитанция ( Письмо Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901);
  • арендованным автомобилем — договор аренды автомобиля и платежный документ ( Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
  • личным автомобилем — путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка ( Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

Документы для авансового отчета должны содержать основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.), а также информацию о расходах на товары или услуги. Помимо популярного кассового чека, в качестве подтверждающих документов также могут использоваться:

Подтверждающие документы для авансового отчета

В законах, регламентирующих порядок составления отчетов по авансовым средствам, нет информации, что к этому документу должны в обязательном порядке прикрепляться кассовые чеки. Но в официальном бланке (форма АО-1) есть ячейки, в которых необходимо зафиксировать сведения о квитанциях и других документах, подтверждающих расходы. В эти ячейки необходимо ввести их номер и дату, а также расшифровать содержание затрат, указав общую сумму.

БСО вместо чека

  • наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
  • серию и номер;
  • наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
  • расшифровка предоставляемой услуги;
  • дата оплаты услуги;
  • ФИО, должность, подпись представителя организации;
  • печать, при ее наличии.

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Что изменил закон о применении ККТ

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

  • наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • стоимость пользования легковым такси;
  • фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Командировка: что можно учесть?

  • отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
  • когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «количество», «цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

Тогда, если даже банк и предъявит вам претензии по кредиту, вы всегда сумеете доказать собственную правоту, показав в суде выданную самим же кредитором справку. Если же таковой у вас нет, то квитанции надлежит сохранять 3 года, пока не завершится срок исковой давности.

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?

Сотрудник написал объяснительную записку, указал дату, место и потраченную денежную сумму, а также обстоятельства утери чека. Бухгалтерия попросила акт исполненных работ, а также акт сверки у интернет-провайдера. В документации отражалась сумма 4 980 р.

Для того чтобы сотрудник мог получить необходимую сумму, директор издает приказ. С этим приказом подотчетное лицо идет в бухгалтерию и получает деньги. В настоящее время можно получить очередную сумму не отчитавшись по ранее полученной.

На что обратить внимание с 1 июля 2021 года

  1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
  2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
  3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
  4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету

Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам

Еще одна причина, по которой в организациях любят выдавать деньги под отчет – если превышен лимит в кассе. Величину превышения просто выдают ответственному лицу, тем самым регулируя остаток. Тратятся и подтверждаются такие суммы в общем порядке.

  • Потерял платежный чек, как доказать погашение кредита?
  • Как восстановить квитанцию об оплате?
  • Как быть, если квитанции об оплате кредита потерялись?
  • Восстановить квитанцию об оплате
  • Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?
  • Как доказать что оплатил по счету если потерян чек

Потерял платежный чек, как доказать погашение кредита?

Ситуация такова. В течение года ремонтировала зубы, сумма получилась достаточная для того, чтобы подавать декларацию для возврата НДС. Пошла искать чеки. В результате чек с самой крупной суммой потерян, второй чек выцвел почти до конца (хранила в темном месте, бумага такая).
Обратилась в стоматологию (мелкая фирма) с просьбой дать дубликат если не чека, то выписать другой платежный документ, ведь все оплаты отражены в карточке. Мне отказали. Типа надо было копии сразу делать. Мол, в налоговой, только чеки будут смотреть, и на основании только чеков они выписывают документы для налоговой.
В связи с этим вопрос: обязаны ли они дать дубликаты чеков или какие-то другие платежные документы?

Как отчитаться если потерял чек

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что, если сотрудник не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector