Ведомость на выдачу материалов и акт списания в чем отличие—: необходимые документы, свежие поправки

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Ведомость на выдачу материалов и акт списания в чем отличие и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Однако этих документов недостаточно. И до введения нового функционала пользователям нужно было дополнительно оформлять акт на списание материалов: вручную копировать данные в соответствующую неунифицированную форму.

Содержание

Отдельные реквизиты акта на списание материалов

В актах на списание материалов говорилось, что члены комиссии (два человека) произвели осмотр материалов и установили, что их необходимо списать на затраты производства, далее следовал перечень материалов, их количество и сумма. Судом был сделан вывод, что определить точную сумму затрат на проведение определенных видов работ не представлялось возможным, и суд с налоговой инспекцией был налогоплательщиком проигран (см. например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 № 15АП-1477/2009 по делу № А53-19371/2008).

Цели расходования

Примечание:
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. При этом они могут использоваться для ведения бухгалтерского учета. Также организации могут разрабатывать формы самостоятельно либо использовать предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендации в области бухучета (см., например, информацию Минфина России № ПЗ-10/2012). В «1С:Предприятии» реализовано большинство унифицированных форм первичных учетных документов. Поэтому организации могут воспользоваться формами, содержащимися в программе, закрепив в учетной политике применение форм из альбомов, утв. Постановлениями Госкомстата России.

Хотя компания сама вправе разрабатывать формы приказов и прочих документов, нельзя забывать о том, что они должны быть утверждены во внутренней учетной политике организации и соответствовать ей. В этом документе утверждаются формы первичной документации на предприятии для целей осуществления бухгалтерского учета.

Утвержденный в локальных нормативных документах способ списания не может меняться в процессе списания. Иногда акт составляется в присутствии сторонних организаций, например при участии сотрудников санитарного или пожарного надзора.

Процедура списания

Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.

отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
иные учетные или финансовые бумаги.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном – форма и порядок полей может быть любым. Главное – чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.

Бюджетные учреждения выбора применения форм первичной документации лишены. Бухгалтерия государственных и муниципальных учреждений и другие организации, деятельность которых, напрямую связана с бюджетом РФ или бюджетом местного уровня обязаны использовать бланки строгой отчётности, разработанные регламентом Минфина России.

В каких случаях применяется форма 0504210, а в каких 0504230

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете коммерческим организациям разрешено использовать типовые формы первичной отчетности, на основании которых отражаются те или иные хозяйственные операции, а также им разрешено использование самостоятельно, разработанных форм первичной документации.

Состав и порядок заполнения «ведомости» выдачи товарно-материальных ценностей

наименование материальных ценностей, которые выданы;
код учета выдаваемых материальных ценностей;
единицы измерения материальных ценностей;
Фамилия, инициалы получателя материальных ценностей по ведомости и место для расписки;
количество выданных материальных ценностей в единицах измерения, которые были в заявке;
стоимость по учету, т.е. цена приобретения материальных ценностей.

вид МЦ — «бумага»;
основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?

Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

В целях Методических указаний под субъектами учета понимаются: органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами, государственные (муниципальные) учреждения, в том числе находящиеся за пределами Российской Федерации, иные юридические лица, осуществляющие согласно законодательству Российской Федерации бюджетные полномочия получателя бюджетных средств (далее — учреждения); финансовые органы соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами, осуществляющие составление и исполнение бюджетов (далее — финансовые органы); органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, органы Федерального казначейства, финансовые органы субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных учреждений, автономных учреждений (далее — органы, осуществляющие кассовое обслуживание).

Информация об изменениях:

В случае, если законодательством Российской Федерации решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0504143) принимается к учету только при наличии указанного согласования.

Информация об изменениях:

Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и других объектов) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Бухгалтеры знают, что законодательством РФ закреплены несколько унифицированных форм списания ТМЦ. Так, для списания испорченного, просроченного, бракованного товаров и продуктов питания предусмотрена форма ТОРГ-16. Приказом Министерства финансов России от 30.03.2015 г. № 52н введена форма Акта о списании материальных запасов. Для основных средств предприятия Минфином разработаны унифицированные формы ОС-4 (один объект), ОС-4а (автотранспорт), ОС-4б (группа объектов основных средств).

Виды актов списания ценностей

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

реквизиты предприятия;
номер и дата составления;
данные об отправителе и получателе товаров и вид деятельности этого подразделения (например, производство или хранение);
счета, по которым проводится движение материала.

Сначала указывается название и номер документа: Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров №1, дата 1 января 2018 года.
Затем в обязательном порядке указывают название и все коды предприятия для его идентификации (по ОКПО, вид деятельности по ОКДП).
Далее нужно вписать название отправителя (например, склад №1 завода «Вагонмаш») и получателя (цех №17 завода «Вагонмаш») и корреспондирующий счет.
В последующей таблице вписываются все товары, которые передаются, и их стоимость. Например, ящики, 100 штук, цена 20 тыс. рублей.
В самом конце вписываются данные того, кто отпустил товар (кладовщик Васютин И.Н.) и того, кто его принял (начальник цеха Свердлов Т.В.).

На перемещение ценностей

Накладная составляется в двух экземплярах и подтверждает факт списания материала и оприходования его в новом месте. После подписания М-11 передается в бухгалтерию, которая занимается учетом движения материалов. Документ оформляется на каждое списание товара.

Ничто не должно исчезнуть бесследно. Это мудрое правило применимо не только к закону сохранения энергии, но и к процедуре списания материалов в организации. А это означает, что акт списания нужно составлять правильно.

Что нужно сделать перед составлением акта списания материалов

Следует иметь в виду, что данная процедура может быть значительно упрощена и, как следствие, ускорена в том случае, если комиссия по списанию состоит из одного человека. Для этого необходимо, чтобы все обязанности по хранению, по использованию материальных ценностей и по собственно членству в комиссии формально принадлежали одному лицу. Как правило, решение о целесообразности такого упрощения процесса списания, а также разработка формуляра, оптимального для той или иной организации, лежит на бухгалтере. Он же обычно подбирает и образец акта списания материалов, максимально отвечающий требованиям.

Несколько нюансов процедуры составления акта

Текст акта списания должен начинаться с указанием основания для его составления. Чаще всего в качестве такого основания выступает приказ директора организации. В этом случае в бланке обязательно прописывается номер приказа.

Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Во втором листе указывается информация по самим выдаваемым товарно-материальным ценностям. Прописываются сведения по наименованию выдаваемых ТМЦ, их учетному коду, единице измерения, ФИО лиц, получивших данные материалы, а также приводится их подпись, количество выданных ТМЦ и их учетная стоимость. В конце таблицы второго листа бланка ведомости выдачи ТМЦ проводится калькуляция по количеству единиц и общей стоимости материалов.

Ведомость выдачи материальных ценностей

Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.

В каких случаях применяется форма 0504210, а в каких 0504230

Например, если приобретается бумага для принтера. В бухгалтерском учете, если наименование поставить «бумага», которая приобретается по разной цене и у разных производителей, а выдача этой бумаги производится то пачкам, то по листам – наступает время каламбура в бухгалтерии. В случае если в учете заводить каждую покупку партии бумаги по производителю или по поставщику, то также быстро наступит путаница в учете.

Нюансы при учете, влияющие на формирование ведомости

Принцип заполнения акта аналогичен форме ведомости по списанию ТМЦ. В форме акта в отличии от ведомости присутствует заключение комиссии и соответственно акт подписывают члены комиссии и ее председатель, а не руководитель учреждения. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии,

Главная особенность документа заключается в том, чтобы правильно внести в него все данные, не допуская каких-либо искажений. Например, здесь обязательно должна присутствовать информация о фирме, у которой материалы находятся на балансе. Кроме этого, следует подробно описать всех членов созданной комиссии, их паспортные данные и занимающие должности. Естественно, комиссия создается после того, как руководитель компании издает отдельный приказ. Выбирается старший специалист.

Акт переработки материалов форма С-7

Существует огромное количество причин, по которым материалы могут утратить свои первоначальные характеристики. Естественно, для дальнейшего применения они не подходят. Это может быть вина ответственных лиц, или же естественный износ. Если списанию подвергаются дорогостоящие материалы, такое решение могут принимать директор, главный бухгалтер, руководитель подразделения. Также факт непригодности материалов подтверждают участники комиссии. Кроме этого, здесь указывается стоимость каждого материала и общая сумма, на которую происходит списывание. Также необходимо указать, в каком количестве материал списывается. По усмотрению проверяющих лиц в документе можно указать дополнительную информацию. Обычно для этого предназначены специальные графы.

Акт на списание расходных материалов

Обычно компании самостоятельно разрабатывают форму, которая будет использоваться в данной ситуации. Естественно, она должна быть утверждена управленцем. Большинство шаблонов оформляется по примеру бланка ТОРГ-16. Однако это не является обязательным, ведь такая необходимость была отменена еще в 2013 году. Также нужно знать, существуют виды списаний, при которых следует применять какую-то определенную форму. Можно сказать, ее выбор во многом зависит от того, в каких целях составляется документ.