Как тактично написать письмо клиенту о том что условия договора меняются

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как тактично написать письмо клиенту о том что условия договора меняются и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

Содержание

Хотите прокачать отдел продаж?

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Если клиент не выходит на связь

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

поприветствуйте покупателя;
сообщите о проблеме, принести извинения;
расскажите о причинах произошедшего;
сообщите о сделанных выводах и принятых мерах;
предложите варианты выхода из ситуации;
загладьте вину: пообещайте скиду на будущую покупку, прикрепите промо-код, сделайте подарок.

предложите скидку на заказ или следующую покупку. Финансовая составляющая самая действенная;
сделайте доставку бесплатной;
подарите дополнительный товар к основному. Например, к смартфону — недорогие наушники или защитную пленку, к мебели — чехлы, к стиральной машинке — месячный запас порошка.

Напишите письмо-извинение

Сообщить о проблеме должен руководитель руководителю. Если менеджер звонит начальнику отдела снабжения, эффект будет не таким.
Засвидетельствуйте готовность полностью компенсировать убытки согласно договору поставки.
Предложите замену продукту, который заказал клиент. Не факт, что ему принципиальны какие-то позиции, и он согласится на что-то другое.
Придерживайтесь более официального тона в общении.

оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
поздравления и благодарности.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

перемена местами структурных частей документа;
несоблюдение правил оформления;
использование в письме фамильярных обращений;
неполные реквизиты.

основные ошибки при составлении делового письма

Виды деловых писем

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Иногда потребители используют корзину как список желаний: добавляют товары из одной категории, чтобы потом вернуться и сравнить их. Если человек добавил пять однотипных вещей, скорее всего, он не планирует купить их все. Поэтому в письме не нужно перечислять весь список товаров. Выберите из них самый популярный и сделайте акцент на нем.

Напомните покупателям, оставившим брошенную корзину, что выбранный товар имеет высокий рейтинг. Визуализировать рейтинг можно с помощью звездочек, а показать его можно в самом письме, чтобы увеличить количество переходов на сайт.
Вместе с рейтингом продемонстрируйте и количество отзывов. Например, рейтинг 4,9/5* на основании 50 отзывов. Так приведенные сведения будут более убедительно показывать клиенту, что он упускает возможность приобрести товар прекрасного качества.

Делайте акценты на самых лучших товарах

Как оформить отказ

В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Помните, что тут важна искренность. Если на самом деле вы не разделяете ценности/мнение клиента, то не нужно притворяться, что это не так. Лучше ищите тех, с кем вы говорите и думаете на одном языке. И да, писать о себе сложно. Это нормально, если вы переберёте несколько формулировок, прежде чем найдёте ту самую.

А чтобы найти нужную фразу-зацепку для вашего собеседника, узнайте какой-то минимум информации о нём самом. Перед тем как написать клиенту, узнайте, чем он живёт, что комментирует, где выступает и какие идеи транслирует в своих каналах. Для клиента такая фраза будет маркером того, что вы — не очередной продажник, который рассылает скопированное сообщение всем подряд.

3 шаг. Напишите ключевую фразу о вас

Я и моя напарница Юлия Баринова по 15 лет работаем в b2b-продажах. Я в издательстве «МИФ» — директор по развитию корпоративных продаж, закрывала сделки на 150 млн. рублей. Юля Баринова — экс-руководитель департамента продаж «Видео интернешнл». Отвечала за 5 млрд. оборота. Обе работали с компаниями из списка Forbes: большие чеки, длинные сделки, сложные продукты.

Все зависит от конкретной эпидемиологической ситуации (регион) и сферы работ. В каких-то случаях достаточно уведомления. Если работы объективно не могут быть оказаны это не считается просрочкой обязательства.

Нюансы составления уведомления

Как правило любое изменение условий договора, в том числе внесение в него дополнительных пунктов, возможно только по взаимному соглашению сторон. Уведомление можно составить воспользовавшись представленным образцом.

Основание направить уведомление об изменении договора

Здравствуйте,
заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ до конца года, в связи с пандемией за май месяц работы не выполнялись и мы их не оплачиваем, можно ли составить уведомление физлица об этом? и не составлять допсоглашения, т.к. оснований для этого нет.

Проводите аналогии. Если вы уже сотрудничали с компанией, аналогичной бизнесу получателя, прямо скажите об этом. Укажите, какие результаты и выгоды получила компания от этого партнерства. Скажите, что вы готовы повторить и улучшить их для компании потенциального клиента. Кейсы хорошо работают и в массовых рассылках по базе подписчиков.

Если у вас есть данные исследований или статьи, которые могут быть полезны потенциальному клиенту, расскажите о них. Объемную информацию лучше подавать не в тексте письма, а ссылкой. Укажите в теме письма, чему посвящено исследование или статья. В тексте письма кратко опишите, чем материал полезен получателю: «Высылаю вам ссылку на статью (исследование) по теме [тема]. Эта информация может быть полезна при решении [суть проблемы]». Такой подход повысит лояльность потенциального клиента, покажет вашу экспертность.

21 пример текста письма для рассылки и индивидуальных посланий

Если вы получили контакты клиента от общих знакомых или на каком-либо мероприятии, письмо-пример может выглядеть так: «Мы встречались с вами [название мероприятия]. Слышал ваше выступление (видел презентацию) по теме [тема]. Предложенное вами решение проблемы было полезно [уточните, какую именно пользу вы получили]». Если вы сотрудничаете с партнерами получателя, укажите, с какими именно, расскажите о результатах.

Пример 2. Впрочем, почти для каждого правила есть исключения. Когда я переписываюсь с коллегами из Туркменистана, я «уважаю» их в начале письма, в конце и еще пару раз в центральной части послания. В Туркменистане так принято. И если я, по мнению получателя, проявлю недостаточно уважения, дел со мной больше иметь не будут.

Абстрагируйтесь от ситуации, посмотрите на нее со стороны. Это поможет избежать излишней эмоциональности и субъективности.
Кратко изложите свою позицию. Подберите сильные аргументы.
Составьте текст в соответствии со структурой этого вида писем. Не забудьте про обращение и подпись.
Учитывайте особенности вида письма, которое пишите. Так, отказ должен быть «мягче» требования, а извинение — более персонифицированным, чем претензия.
Тщательно отредактируйте текст. Часто первый вариант содержит излишне резкие выражения или, напротив, выдержан в просящем тоне, если вы составляете письмо-просьбу.

Письма-требования

Пример 2. Екатерина, кадровик молодой IT-компании, однажды получила жалобу от соискателя. Претензия заключалась в том, что Екатерина опоздала на собеседование и соискатель ее не дождался. Затем Екатерина обидела его своим письмом-извинением, в котором говорилось:

Покажите, что прочитали текст запроса и осмыслили его. То есть кратко изложите то, о чём просил вас клиент. Так вы покажете, что внимательно отнеслись к задаче.
Если уместно — напишите, что понимаете важность задачи .
Можно сослаться на обстоятельства , которые мешают вам взяться за заказ прямо сейчас.
Отметьте достоинства предложения, которое вам сделали, или компании, которая вам написала.
По возможности предложите альтернативу : может быть, вы готовы сделать подготовительный этап работы, а на исполнение порекомендовать кого-то. Может быть, вы предлагаете клиенту пока заняться подготовкой, заполнить бриф – а вы возьмёте проект через две недели, и так далее.
Закончите письмо надеждой на сотрудничество в будущем. Можно написать, что вы с удовольствием поработаете вместе, когда у вас будет возможность. Предложить связаться через месяц или прийти на консультацию, в зависимости от вашей занятости и линейки услуг.

Ситуация 2. Мы признаёмся в ошибке

Легко коммуницировать, если это обычный рабочий процесс. Ещё легче – когда нас хвалят☺Но есть случаи, когда общение с клиентом доставляет неприятные эмоции, и тогда бывает сложно красиво и грамотно сформулировать ответ.

Ситуация 1. Мы отказываем клиенту

Когда нам по какой-то причине приходится отказывать клиенту .
Когда мы не смогли выполнить заказ или какие-то другие обязательства (в срок или вообще не смогли). Клиент пока об этом не знает, но нам нужно самим признаться.
Когда мы уже получили претензию от недовольного клиента и вынуждены оправдываться.

к участникам торгов установлены требования, которым не соответствует рассматриваемый участник закупки;
предоставление участником закупки недостоверной информации с целью соответствия требованиям к участникам торгов;
в случаях, установленных п. 10 ст. 31, при закупке определенных лекарственных препаратов.

Когда и каким образом можно отказаться от подписания соглашения

Указанным выше законом предусмотрена ответственность за отказ от заключения договора (контракта) победителем торгов, а именно: ему не возвращаются денежные средства, внесенные в качестве обеспечения заявки, дополнительно он несет риск взыскания с него убытков свыше суммы, не покрытой таким обеспечением.

Основания отказаться от подписания государственного или муниципального контракта

Правоотношения по государственным и муниципальным заказам регламентируются законодательством РФ в сфере закупок. Закон предусматривает основания для заказчика на отказ от заключения договора по результатам торгов (пп. 9, 10 ст. 31 ФЗ «О контрактной системе…»). Эта возможность возникает у заказчика при наличии одного из следующих обстоятельств:

Как тактично написать письмо клиенту о том что условия договора меняются—