Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Выдача вкладыша в трудовую книжку заранее и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.
Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.
Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку
- Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
- Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
- фамилию, имя и отчество>
- дату рождения>
- данные об образовании (получении диплома или аттестата)>
- специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
- Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
- Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.
Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника. Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК. Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.
Зачем и для чего он нужен?
Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.
Оформление
Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225), внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность.
- В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
- Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.
На что стоит обратить внимание
Если запись о работе частично попала в раздел «>Сведения о награждениях»>, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.
Изменение фамилии
Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.
Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:
После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.
Выдача вкладыша
Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.
- Указать на титульном листе дату заполнения именно вкладыша, а не дату заведения трудовой книжки.
- Указать на титульном листе сведения о работнике, актуальные на момент заполнения документа. То есть при изменении фамилии, образования или иных данных, указанных на титульном листе трудовой книжки, берутся актуальные на данный момент сведения.
- Поставить внизу титульного листа подпись ответственного за заполнение трудовых книжек сотрудника и печать организации.
Зачем нужен вкладыш
Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки. Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы. Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования.
Кто покупает
Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.
Когда один из этих разделов оказывается полностью заполненным, к трудовой книжке следует оформить вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением № 225). Форма вкладыша и правила внесения в него данных совпадают с установленными для трудовых книжек, но этот документ:
Расходы по приобретению вкладыша
Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент — и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:
Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке
- Она остается источником сведений о работе, имевшей место до 2020 года. В информационной базе фиксируются лишь данные, характеризующие ее по состоянию на 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). При отказе работника от ведения трудовой книжки на бумаге в нее вносится запись об этом (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) и оформление ее прекращается. Книжку работнику придется хранить у себя.
- Работник вправе сделать выбор в пользу ведения бумажного документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В таком случае он будет продолжать оформляться (параллельно с накоплением электронных данных) либо до завершения работником трудовой деятельности (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), либо до принятия им решения о переходе на электронный вариант (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). К трудовой книжке, продолжающейся вестись на бумаге, может потребоваться вкладыш.
Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.
Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию
В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.
Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения
Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок. Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места. Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.
Ни в коем случае нельзя переписывать информацию о владельце документа с трудовой книжки. Любые записи вносятся на основе паспорта, диплома и т.д. Иначе есть риск столкнуться с такой ситуацией, когда сотрудник успел поменять фамилию (получил образование), а в трудовой книжке изменения еще не отражены.
Вшивать документ или нет?
При заполнении вкладышей у кадровиков часто возникает вопрос: с какой строки начать заполнение бланка — с последних строчек в трудовой или сразу во вкладыше? Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку не содержат ответ на этот вопрос, поэтому есть два варианта заполнения документа.
Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.
- использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
- подшивание или вклейка чистых дополнительных листов;
- продолжение заполнения сведений о работе в графе «Сведения о награждениях», в таком случае трудовая книжка будет признана недействительной, а работодателя привлекут к административной ответственности.
Заполнение вкладыша в трудовую книжку
Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Что представляет собой вкладыш?
Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Выдан вкладыш в трудовую книжку: образец записи 2021
Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.
- Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
- Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.
- трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
- вкладыш;
- иголка (лучше брать не тонкую иглу);
- нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
- ножницы;
- шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
- специальный штамп «Выдан вкладыш».
Есть ли альтернатива вкладышу
Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.