Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о В чем ценный конечный продукт личного помощника и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Сформулированные ЦКП компании и конкретной должности можно вписать в ОРГАНИЗУЮЩУЮ СХЕМУ . Это очень мощный инструмент. Оргсхема объединяет в себе все функции, которые выполняются в компании. В большинстве бизнесов это схожие функции — продажи, маркетинг, учет финансов, найм и адаптация персонала, производство продукции (услуг), контроль качества и работа над имиджем компании.
Со своими заказчиками мы вписываем в оргсхему ЦКП всех сотрудников — то есть кратко пишем результат, который от них требуется. Вот пример — фрагмент организующей схемы реально существующей компании по производству бумажной посуды.
Примеры ЦКП отделов.
Почему же многие сотрудники и даже руководители не знают или не понимают свой ЦКП? Да все очень просто — им его никто не сообщил. Никто не объяснил сотрудникам цель, миссию и ЦКП всей компании. Соответственно сотрудник не ощущает себя частью команды, не понимает какой от него требуется результат. Но как же на практике использовать этот инструмент?
Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.
- Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
- Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
- В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.
Обязанности и функции
- Формирование и настройка рассылок.
- Умение монтировать несложные видео.
- Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
- Умение делать лендинги.
- Работа в вебинарных комнатах.
- Работа с трафиком и рекламными сервисами.
- Аналитика сайтов.
Рассмотрим такую ситуацию: покупательница выбирает телевизор. Консультант, настроенный на продажу телевизора, рассказывает всё о технических параметрах различных марок, акциях, обслуживании. Однако через некоторое время дама уходит из салона без покупки.
ЦКП сотрудников в различных бизнес-процессах
На самом деле ценным конечным продуктом менеджера по продажам является выручка, приток денег в компанию. При этом важно не путать выручку с прибылью: за прибыль отвечает финансовый директор, поскольку именно он управляет распределением средств.
Маркетолог
Для увеличения прибыли необходимо определять не только ЦКП предприятия в целом, но и конечный продукт каждого сотрудника, вплоть до уборщиков. Зная, как должен выглядеть результат той или иной деятельности, руководитель и работник могут получить чёткое представление, за что именно выплачивается зарплата по данной штатной единице. Кроме того, определение ЦКП помогает корректно и ясно формулировать положения должностных инструкций.
Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.
Знакомство с последними технологиями
Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.
Скорость и решительность
Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?
Система менеджмента, элементы которой используются сотнями компаний в десятках стран мира для повышения эффективности работы бизнесов благодаря тому, что данная система предоставляет возможность прозрачного и чёткого управления как оперативной деятельностью, так и процессами развития. Позволяет достаточно просто осуществлять контроль над бизнес-процессами как на ежедневной основе, так и за любой период времени, и обеспечивает инструментами разработки стратегии и планирования.
ЭТИКА
В Hubbard Management System используются уникальные открытия в области управления группами, которые основаны на закономерностях развития любых систем. Эти закономерности описаны и превращены в точные инструменты. Это значит, что существует система принятия верных управленческих решений, которые опираются на объективные законы развития.
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
Ориентация на Ценный Конечный Продукт — это философия всей технологии и она реализована в конкретном инструменте, которым и является организующая схема предприятия. В обычных компаниях сотрудники воспринимают свою организацию как объединение людей с различными должностями и обязанностями, а при внедрении оргсхемы, каждый сотрудник понимает организацию именно как совокупность большого количества постов, которые составляют полный бизнес-процесс компании.
Возможно, пролистав эту книгу, вы заметите в ней данные, которые покажутся вам слишком сложными или избыточными, но если вы будете читать ее последовательно и внимательно, вы убедитесь, что все эти идеи очень просты и вполне приемлемы даже для небольших компаний, а их воплощение приведет вас к значительному расширению. Ведь ваша собственная точка зрения на ваш бизнес полностью определяет его будущее. Рекомендую вам прочитать эту книгу полностью, а затем обращаться к отдельным главам и приложениям как к справочному материалу, чтобы хорошо разобраться в работе отдельных подразделений.
Предисловие
Пицца этого заведения была неоднократно удостоена самых высоких наград, но, несмотря на выдающийся вкус и длинные очереди желающих ее отведать, заведение не расширяется с момента открытия. Конечно, такое положение дел в большой степени зависит от целей создателя бизнеса, и в данном примере владелец просто не имеет желания расширять свой бизнес. Он увлечен технологической стороной, ему просто нравится готовить пиццу, большего ему, по-видимому, и не нужно. Для того чтобы выйти на следующий этап развития бизнеса, необходимо желание развиваться, иметь масштабные цели, тогда есть шансы этот кризис преодолеть. В книге «Обязанности владельца компании» я подробно описал момент, связанный с целями бизнеса. Но одних лишь целей недостаточно для того, чтобы появились успешные руководители подразделений, необходимо дать им инструменты, такие как структура компании, система измерения результатов, правила обращения с финансами и прочие.
Глава 1. Этапы развития и кризисы малого бизнеса
Ценный конечный продукт (сокращенно ЦКП) – одно из ключевых понятий в управлении, определение которому дал в своих статьях Рон Хаббард [3] . Вы постоянно наблюдаете за тем, как сотрудники компании совершают множество действий, далеко не все из которых действительно направлены на получение результатов. Можно видеть, как кто-то постоянно «готовится» к тому, чтобы сделать работу: приводит в порядок свои бумаги и файлы на компьютере, придумывает хитроумные способы упорядочить собственные инструменты. Другой носится как угорелый, совершая множество действий, он может выглядеть очень занятым, но при этом не давать результатов, которых вы от него ожидаете. Почему так происходит? Почему есть те, кто дает результаты, и те, кто занимается «деланием»? Давайте разберемся с этим.
Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.
Справится с задачами
Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.
Где искать ассистента?
Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Обязанности бизнес-ассистента
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
- Формирование и настройка рассылок.
- Умение монтировать несложные видео.
- Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
- Умение делать лендинги.
- Работа в вебинарных комнатах.
- Работа с трафиком и рекламными сервисами.
- Аналитика сайтов.
По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.
Кто такой личный помощник предпринимателя?
- Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
- Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
- Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.
Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).
Казалось бы, тут нет ничего сложного: на первый взгляд, ценным конечным продуктом магазина является прибыль от реализации стиральных машин и пылесосов. На самом деле это распространённая ошибка, и продавец, придерживающийся такой точки зрения, неизбежно теряет продажи.
ЦКП сотрудников в различных бизнес-процессах
Принципы ЦКП универсальны: они действуют для любой промышленной, экономической или политической группы, независимо от её масштабов. Ценный конечный продукт является основой бизнеса, причём степень его ценности определяется не производителем или продавцом, а исключительно потребителем (если товар или услуга не нужны потребителю, значит, они не имеют никакой ценности и для предприятия).
ЦКП — ценный конечный продукт — это тот самый результат, который Вы ждете от сотрудника или отдела, за что Вы им платите деньги. В этом названии каждое слово имеет значение. Это именно ценный продукт, законченный. Это ни в коем случае не процесс делания,а именно результат. Ниже рассмотрим примеры.
Как сформулировать ЦКП для своих сотрудников и всей компании:
Для примера: мой ЦКП – это внедренные инструменты управления на предприятиях заказчика. Владелец, руководители и сотрудники обучены и применяют внедренные инструменты, нагрузка на владельца снизилась, прибыль выросла.
Примеры ЦКП отделов.
Если каждый руководитель и сотрудник предприятия будет знать общую цель компании, а также понимать, что конкретно требуется от него, то предприятию будет легче добиться выполнения своего плана на 100%. Также не стоит забывать и о мотивации сотрудников. Каждый из них, при достижении ЦКП, должен получать достойную оплату труда.
Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.
Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.
Стрессоустойчивость
Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.
Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.
Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.
Похож на руководителя
Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:
