Какой конечный продукт у бизнес-ассистента—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой конечный продукт у бизнес-ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Руководитель может отказать человеку на должность ассистента даже из-за цвета волос. Конечно, в открытую этого никто не скажет, но если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу.

Что делают помощники на самом деле

Личных помощников путают с бизнес-ассистентами, поэтому на сайте вакансий часто ищут людей, которые до обеда заказывают цветы, а после — контролируют работу отдела сбыта. Разбираемся, в чем разница и сколько стоит личный помощник.

Как предприниматели видят помощников

Как-то я искала ассистента для бренд-шефа крупного ресторанного холдинга. Требовалось, чтобы он знал несколько языков, управлял кухней, общался с поставщиками и имел приятную внешность. Была ситуация, когда шеф опаздывал на самолет. Ассистент нашел контакты командира экипажа и руководителя авиакомпании и договорился, что самолет не улетит без шефа.

Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.

Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.

Обязанности бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.

  1. ценный — субъективное качество, которое влияет на решение о его приобретении; благодаря ценности продукт можно обменять на необходимые организации ресурсы, за него готовы платить;
  2. конечный — завершённый, то есть соответствующий заданным показателям качества и функциональности, полностью готов к использованию;
  3. продукт — результат процесса или совокупности процессов, который можно увидеть, измерить, оценить, применить по назначению.

Ценный конечный продукт вашей организации

Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).

Почему менеджеры не понимают свой ЦКП

Выше мы говорили, что ЦКП компании должно заключаться в удовлетворении потребностей клиента. Так почему же «довольный потребитель» сам по себе не является целью работы менеджера? Тому есть несколько причин. Во-первых, ответственность за удовлетворение потребностей клиента лежит на том, кто изготавливает продукт. Во-вторых, заполучить клиента можно разными способами, например, простимулировав покупку большим пакетом бонусов и скидок, наносящим урон компании. В-третьих, если менеджер по каким-то причинам не справляется, и руководителю приходится завершать сделку, то продукт сотрудника уже нельзя назвать конечным.

  • умение работать с документацией;
  • умение планировать время (свое и директора);
  • организационные навыки;
  • знания финансовой системы, математические навыки;
  • поддержка деловых контактов;
  • знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
  • работа заместителем директора и офис-менеджером.
Рекомендуем прочесть:  У Должника Работает Жена Можно Ли Наложить Арест На Ее Зарплату?

Что должен уметь?

Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.

Зарплата и перспективы

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

С родителями я не живу уже достаточно давно, поэтому не знаю, что бы они сказали про такую работу. У меня был молодой человек, который ко всему этому относился довольно равнодушно. Деньги я зарабатываю, не прошу ничего у него, а задерживаюсь я или нет — не важно. Никакой ревности у него тоже не было. Какое-то время мы жили с его родителями, и только они переживали, что я поздно возвращаюсь и устаю.

Я медитирую, пишу аффирмации (позитивные утверждения, которые нужно повторять несколько раз. — Прим. ред.), умею абстрагироваться от работы. Главное, если даже сделала что-то не так, понимать, что претензии тут не к тебе как личности, а просто к твоей ошибке.

У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.

За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница. Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.

Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Как работать с ассистентом?

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.

  1. Образование. Специального образования не требуется, я – политолог, а вы, может дипломированный филолог, это не страшно. НО лучше, конечно, иметь математический склад ума, потому что обязанности ассистента подразумевают работу с цифрами, аналитикой, требуют принятия быстрых решений. И если вы абсолютный гуманитарий и долго думаете, скорее всего – это не для вас. Конечно, требования босса могут быть разные и кто-то ищет творческую натуру, а не того, кто за 30 секунд посчитает квадратный корень из 888. Тут всё индивидуально, но скорее всего, так не будет. Но не стоит отчаиваться, потому что сейчас легко можно найти школы-онлайн, чтобы обучаться по этому профилю.
  2. Возраст. В основном эта работа для молодых, энергичных, желающих развиваться людей. Но есть тип начальников, которые предпочитают работать со зрелыми и опытными, уже готовыми специалистами в этой сфере. Такой личный помощник руководителя уже имеет свои устоявшиеся правила, принципы, убеждения и установки, в конце концов, особенный стиль работы. А в этом кроится самый большой минус, потому что, не будет совпадения с руководством. Поэтому, нелегко подобрать уже готового assistent, с которым boss будет думать и работать в одном стиле.
  3. Пол. Преимущественно эту должность занимают девушки, конечно, встречаются и парни, но намного реже. Хотя, должна сказать, что когда мы выставили вакансию личный помощник руководителя, около десятка резюме было от парней И даже 2 раза позвонили, судя по всему, мужчины в возрасте 40 лет.
Рекомендуем прочесть:  Что Нужно Пенсионеу 85 Лет, Ветерану Труда Пк Для Того, Чтобы Снизить Налог На Подаренную Кв-Ру В 2020г В Перми

Кто может стать личным ассистентом

Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.

Важно подумать, как решить задачи без помощника. Например, он заказывает цветы и подарки, следит, когда и кому их отправлять. Мы договорились со студией цветов, что составим график дат, и они будут нам напоминать, когда отправить цветы.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Как предприниматели видят помощников

Можно искать на сайтах вакансий, обычно этим занимается менеджер по персоналу, который работает в компании. Если у компании его нет, лучше обратиться в кадровое агентство, иначе придется самому разбираться в сотнях резюме — это отнимет время.

На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты. Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.

— советует Георгий Соловьёв (SkyEng)

Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.

Что делает мой бизнес-ассистент?

У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.

Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.

Масштабное мышление

Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.

Рекомендуем прочесть:  Сколько Стоит Подать Заявление Нотариусу На Вступление В Наследство

Стрессоустойчивость

Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.

Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.

Тернистый путь в профессию

Бизнес-ассистент — единица автономная. Иначе говоря, руководитель нанимает тебя, чтобы ты ему помогал, а не чтобы он помогал тебе. В этом важное отличие этой профессии от остальных, где новичка обучают и новичку помогают. Человеку несамостоятельному, некрепко стоящему на своих двоих, пугливому, робкому дорога в эту профессию заказана. Зато тем, кто на ходу подмётки режет, в ней всегда рады.

Скоростная магистраль

Итак, первый вариант освоить профессию, не имея опыта, ничего о ней не зная и не обладая востребованными в ней навыками, — просто откликнуться на сотни вакансий, где не требуется опыт. Работодатель, который примет тебя на работу, будет знать, что ты новичок, и не окунёт тебя в самый хард. Вакансии, которые приведут тебя в профессию бизнес-ассистента, как только не называют: и секретарь, и помощник руководителя — выбрать можно любую. Функции могут различаться, но все эти профессии принадлежат к сфере организации, администрирования ресурсами и помощи.

Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?

Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.

— советует Георгий Соловьёв (SkyEng)

Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.

Можно договариваться, что 60-ти тысяч нет, но есть например тридцать, и отсюда можно плясать. Дальше идет обсуждение по пунктам, и оказывается, что некоторые пункты можно пропустить, а к некоторым вернуться только через полгода.

Когда предпринимателю нужен бизнес-ассистент?

Например, мы в школе Helppy воспитываем ассистентов с навыками маркетологов. То есть ассистенты могут взять направление СММ, запустить простенькую рекламу, например — поднятие поста (но они не таргетологи). Они сделают вам презентации, посадочные страницы на конструкторе, запустят небольшую рассылку — напишут текст, сверстают картинки и запустят. Могут собрать участников, мониторить и модерировать группы.

Сколько стоит помощник?

О.Ш.: Я предлагаю собеседовать как минимум 10 человек, потому что в этот момент вы больше узнаете о себе даже, чем о людях. Вы проговариваете ваши требования и предложения и вы видите, как реагируют люди.

Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector