Где хранятся дела по истечению текущего срока хранения документов—

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Где хранятся дела по истечению текущего срока хранения документов и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

12. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Оформление трудовых отношений

Все это подтверждается документами, срок хранения которых зависит от продолжительности человеческой жизни и определяется Росархивом. Перечень и сроки хранения документов регулярно обновляются. Так, в конце февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива, утверждающий перечень типовых документов, создаваемых государственными органами и организациями, и сроки их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарег. В Минюсте России 06.02.2020 г. № 57449)).

Рекомендуем прочесть:  Льготы ветеранам боевых действий в 2020 году тверь

Обратите внимание: требование о хранении бланков строгой отчетности (БСО), копий документов или корешков (если БСО содержит отрывные части) не менее 5 лет в систематизированном виде установлено п. 19 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Сколько хранить

Прямое указание о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности содержится в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). При этом минимальный срок обозначен не менее 5 лет после отчетного периода, но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. Согласно разъяснениям Минфина России (письма от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610) данный срок организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, проходила налоговая проверка или нет.

Передача в архив

2. По итогам работы комиссии формируются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда подлежат включению документы, хранящиеся в архиве организации и ее структурных подразделениях) (см. образец в конце статьи).

— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Нормативно-правовое регулирование

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Правила уничтожения документов

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Рекомендуем прочесть:  Могут Ли Арестовать Имущество Если Удерживают С Зарплаты 50%

Требования по организации архивного хранения документов

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

Платежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

Сроки хранения кадровых документов

1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее —Перечень № 236);

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

1. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; приложения объемом свыше 250 листов выделяются в отдельный том, о чем в листе-заверителе дела в графе 1 делается отметка.

1.1.1.5. Определение сроков хранения дел

При выявлении в организации документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, предложения по установлению сроков их хранения представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в порядке, предусмотренном регламентом ее работы. ЦЭК (ЭК) организации может обратиться с предложениями по установлению сроков хранения в ЦЭПК при Росархиве самостоятельно или через ЭПК соответствующего архивного учреждения.

1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел

В случае обнаружения дефектов составляется акт выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях и предпринимаются меры для скорейшего удаления вредоносных программ или замены неисправимо поврежденного экземпляра единицы хранения, миграции электронных документов на другие носители. Если вредоносная компьютерная программа обнаружена лишь в одном из экземпляров электронных документов (основном или рабочем), зараженный экземпляр замещается копией, изготовленной с незараженного экземпляра, после чего поврежденный экземпляр носителя уничтожается. Если заражены оба экземпляра электронного документа, проводится работа по удалению вредоносной компьютерной программы с помощью антивирусной программы.

Рекомендуем прочесть:  Льготы ветерану труда за транспорт

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Нормативная база

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Нормативная база

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

За несоблюдение требований законодательства в части сохранности документации предусмотрены значительные штрафные санкции. Статья 120 НК РФ устанавливает следующие штрафы, если правила и сроки хранения первичной документации были нарушены:

Ведение бухгалтерского учета может быть передано сторонней фирме или, к примеру, централизованной бухгалтерии. В таком случае между компаниями оформляется договор на бухгалтерское обслуживание. Причем правила и сроки хранения бухгалтерской документации должны быть обозначены в отдельном порядке. Рекомендуется подготовить дополнительное соглашение с обслуживающей компанией.

Централизованная бухгалтерия

В соглашении учтите все особенности и требования к ведению документооборота и хранения бумаг. Иначе обслуживающая фирма не будет нести ответственность за сохранность и правильность оформления документов.

Юристконсул - Елена
Делюсь своим опытом в свободное от работы время. Задавайте вопросы по мере возможности буду отвечать.
Оцените автора
Защита населения в правовых вопросах
Adblock
detector