Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой конечный продукт у личного помощника руководителя и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя:
«Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», — сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Лейкерс.».
Стрессоустойчивость
Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.
Беспощадная расстановка приоритетов
По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.
Ценный конечный продукт (ЦКП) — это тот результат, который достигается деятельностью компании или реализацией отдельных бизнес-процессов. В зависимости от специфики продукта потребителем может выступать как внешний клиент, так и подразделение предприятия (например, когда производственная линия поставляет отделу продаж готовую продукцию).
Ценный конечный продукт вашей организации
Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).
Почему менеджеры не понимают свой ЦКП
Если под ценным конечным продуктом продавца подразумевать довольного клиента, то прибыль превращается из самоцели в показатель, измеряющий ценность предлагаемого продукта. А товар (в данном случае — техника) становится тем, чем он и должен быть: ЦКП завода-изготовителя.
Есть даже специальные агентства, которые подбирают только подобных ассистенток: это совсем молодые девушки, до 21 года, но они не выполняют серьезных поручений по работе, а делают что-то для галочки. Иногда даже приходится нанимать двух помощниц: одна ведет календарь и разгребает горы бумаг, а другая — для красоты.
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сошлись характерами
С родителями я не живу уже достаточно давно, поэтому не знаю, что бы они сказали про такую работу. У меня был молодой человек, который ко всему этому относился довольно равнодушно. Деньги я зарабатываю, не прошу ничего у него, а задерживаюсь я или нет — не важно. Никакой ревности у него тоже не было. Какое-то время мы жили с его родителями, и только они переживали, что я поздно возвращаюсь и устаю.
Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.
Кому нужен удалённый личный помощник?
- Работа с информацией и офисными программами.
- Грамотный русский язык.
- Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
- Работа в социальных сетях.
- Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
- Навыки копирайтинга и продаж.
- Поиск и взаимодействие с фрилансерами.
Какими качествами должен обладать?
- Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
- Структурированность.
- Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
- Целеустремлённость.
- Гибкость — умение перестраиваться.
- Коммуникабельность.
- Ответственность.
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.
Общие обязанности помощника руководителя
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Должностная инструкция помощника руководителя
Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.
Сформулированные ЦКП компании и конкретной должности можно вписать в ОРГАНИЗУЮЩУЮ СХЕМУ . Это очень мощный инструмент. Оргсхема объединяет в себе все функции, которые выполняются в компании. В большинстве бизнесов это схожие функции — продажи, маркетинг, учет финансов, найм и адаптация персонала, производство продукции (услуг), контроль качества и работа над имиджем компании.
Если каждый руководитель и сотрудник предприятия будет знать общую цель компании, а также понимать, что конкретно требуется от него, то предприятию будет легче добиться выполнения своего плана на 100%. Также не стоит забывать и о мотивации сотрудников. Каждый из них, при достижении ЦКП, должен получать достойную оплату труда.
Примеры ЦКП отделов.
Если продавец бытовой техники в магазине не знает свой ЦКП, то его действия будут не очень результативными. Да он будет пытаться ПРОДАТЬ. Но по факту ЦКП продавца – удовлетворить потребность клиента . А значит, он должен сначала выяснить, чего ожидает покупатель от нового пылесоса, например. А уже потом посоветовать ему именно ту модель, которая будет лучше всего подходить.
Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.
- Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
- Организация встреч, совещаний, переговоров.
- Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
- Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.
2. Цель поиска
Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.
Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.
Похож на руководителя
Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.
Что делает Ассистент 2.0?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
