Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Каким числом обязана закрывать услуги автотранспорта бухгалтерия и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
- В ней на каких-либо основаниях (в собственности, аренде, лизинге) имеются транспортные средства, при помощи которых происходит оказание услуг по перевозкам.
- Существенную часть штата работников составляют сотрудники, управляющие транспортными средствами, причем условия допуска их к работе и ее режим подчиняются определенным правилам.
- Наличие особого набора затрат, необходимых как для появления права на оказание услуг по перевозкам (регистрация транспортных средств, их страхование, наличие специально подготовленных людей для управления), так и для обеспечения функционирования транспортных средств (специальные материалы, регулярное техническое обслуживание).
- Необходимость начисления и уплаты являющегося дополнительным к прочим обязательным налогам особого транспортного налога, в целом подчиняющегося правилам НК РФ (гл. 28), но имеющего особенности в каждом из регионов.
- Возможность применения ЕНВД при налогообложении (п. 3 ст. 346.29 НК РФ) при определенном количестве автотранспорта в компании (для перевозки грузов) или определенном количестве посадочных мест (для перевозки пассажиров). Конкретные критерии для использования этой возможности устанавливаются регионами РФ.
Чем примечательна деятельность по перевозкам
Эксперты «КонсультантПлюс» в Путеводителе по сделкам собрали основные операции у грузоперевозчика и разъяснили, как правильно выстроить учет в такой фирме.Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Бухгалтерский учет услуг по перевозкам: особенности
- Используемые транспортные средства должны обязательно найти отражение в учете: в балансе, если они собственные или взяты в лизинг с учетом на балансе получателя, или за балансом, если они арендованы или получены в лизинг с учетом на балансе лизингодателя. Это позволит обоснованно принимать к учету все затраты по их содержанию.
Лицензия – документ, предоставляющий разрешение на определенные виды деятельности. Данное разрешение выдает Министерство транспорта и связи через транспортные инспекции. Отдельные виды транспортных услуг предусматривают лицензирование:
1. Нормативные документы по перевозке грузов
Грузоперевозки представляют собой особый род взаимоотношений между получателем груза и отправителем, который нужно подтвердить документально. Для осуществления грузоперевозок на территории РФ нужно иметь определенный перечень документов, которые касаются как водителя, так и груза.
2. Необходимые документы для перевозки груза автомобильным транспортом
- товарно-транспортная накладная в 4-х экземплярах, которая обычно оформляется грузоотправителем, содержит в себе товарный и транспортный раздел;
- дополнительные документы, если это продукты, алкоголь, животные.
Госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД лучше включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61. Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то налоговая может обвинить компанию в занижении налога на прибыль. Так как, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.
Начисление амортизации
Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Оформление автомобиля
По итогам года налог надо заплатить в инспекцию за вычетом авансовых платежей. При расчете налога на прибыль авансовые платежи и сумму транспортного налога учитывайте в составе прочих расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.
Транспортный налог
- арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
- при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.
Для чего нужны закрывающие документы
Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.
Образец
Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.
Интересно, что в Рекомендации БМЦ есть такая фраза: аналогичный подход при отражении данных первичных учетных документов принят в налоговом учете. Так, согласно Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20/3-96@ дата составления УПД напрямую не определяет момент отражения дохода или расхода в отличие от даты совершения факта хозяйственной жизни. Указанная в УПД дата позволяет лишь идентифицировать данный документ.
И еще, каждый факт хозяйственной жизни, имеющий стоимостную оценку, должен быть оформлен первичным учетным документом, который необходимо составлять при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухучета (ст. 10 Закона о бухгалтерском учете). Жаль только, что в Законе не сказано, какой именно период признается своевременным для отражения фактов хозяйственной жизни. Такая неопределенность требует разъяснения.
Что чаще всего запаздывает?
При ведении электронного документооборота в актах приема-передачи работ, услуг указываются реальные даты их составления, передачи и получения. Невозможно «спрятать» или поменять дату создания файла электронного документа, время проставления электронной подписи продавца и покупателя, дату передачи файла оператору электронного документооборота и день направления файла оператором электронного документооборота. В итоге как ни крути, а оказание услуг будет оформляться документом, сформированным и подписанным не в последний день расчетного периода, а позже, когда продавец получит необходимые сведения.
Данный вывод подтверждается арбитражной практикой (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 05.04.18 № Ф10-990/2018 и Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27.03.18 № Ф01-550/2018). Также см. «Как действовать бухгалтеру покупателя, если перевозчик потерял часть груза».
Договор перевозки и договор возмездного оказания услуг
Зачастую гражданское законодательство позволяет оформить одни и те же отношения разными договорами. Например, чтобы перевезти груз из одного пункта в другой, можно заключить не только договор перевозки, но и договор оказания услуг, и договор аренды автомобиля (с экипажем или без экипажа), и даже договор фрахтования. Во всех четырех случаях итоговый результат должен быть одинаковым: груз доставлен в пункт назначения. А вот права и обязанности сторон по каждому из этих договоров будут разными. В сегодняшней статье мы расскажем о том, когда применяются указанные договоры, и чем они отличаются друг от друга.
Договор перевозки и договор аренды транспортного средства
Несколько иначе обстоят дела при аренде транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ). В этом случае арендодатель обязан не просто передать арендатору транспорт за плату, но и обеспечить это ТС экипажем, осуществлять управление и техническую эксплуатацию автомобиля. Соответственно, арендатор по такому договору платит не столько за возможность пользоваться автомобилем, сколько за комплекс услуг, включающий в себя подачу автомобиля с квалифицированным экипажем, управление этим авто и его техническое обслуживание. По договору аренды ТС с экипажем невозможна ситуация, когда автомобиль находится в пользовании у арендатора, которому арендодатель не оказывает услуги по управлению и эксплуатации транспортного средства (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 29.03.18 № Ф10-105/2018).
Казенное автотранспортное учреждение 11 января 2013 года получило автомобиль от другого казенного учреждения. Согласно Акту о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1) (далее — Акт N ОС-1) у передающей организации автомобиль был принят к учету 4 мая 2007 года, а введен в эксплуатацию 1 января 2011 года. Балансовая стоимость автомобиля 600000 рублей, сумма начисленной амортизации на дату передачи — 400000 рублей. Амортизационная группа 3, срок полезного использования 5 лет. Перед бухгалтером автотранспортного предприятия возник вопрос: как правильно отразить в учете своего учреждения амортизацию этого автомобиля? Ведь если считать от даты принятия к учету, то автомобиль должен был быть амортизирован почти до 100%, а если считать от даты ввода в эксплуатацию, то амортизация должна была составить
От другого учреждения
2. Как следствие первого обстоятельства в компьютерных программах, предназначенных для автоматизации учета, может не быть учетных механизмов для сохранения должным образом всей длительной истории основного средства, особенно если оно сменило несколько учреждений.
Описанная ошибочная ситуация могла возникнуть в результате недоработки компьютерной программы, которая поставила вместо «даты ввода в эксплуатацию» дату технологической операции, произведенной в базе данных по состоянию на 1 января 2011 года.
Доступ к полной версии этого документа ограничен
Согласно пункту 44 Инструкции N 157н при получении бывшего в эксплуатации объекта основных средств дата окончания срока полезного использования определяется с учетом срока фактической эксплуатации поступившего объекта. Согласно пункту 85 Инструкции N 157н норма амортизации в описанном случае определяется исходя из остаточной стоимости амортизируемого объекта на дату его принятия к учету. При этом код ОКОФ и амортизационная группа, выбранные учреждением-отправителем, для получателя никакой роли не играют. Указанные параметры бухгалтеру следует устанавливать самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, бухгалтеру автотранспортного предприятия в указанной ситуации следует:
1) определить фактический срок эксплуатации автомобиля согласно первичному документу. Это составит 25 месяцев, включая январь. Потому что амортизация будет начисляться со следующего месяца после принятия к учету;
2) определить оставшийся срок полезного использования. Это составит 35 месяцев (60 — 25 = 35);
3) установить месячную норму начисления амортизации таким образом, чтобы за оставшийся срок амортизация достигла 100% стоимости объекта. Для этого применить формулу:
Таким образом, по нашему мнению, если в заказе-наряде на обслуживание автотранспорта стоимость использованных в работе запчастей выделена отдельной строкой, однако отдельный договор на покупку материалов не заключался, розничной торговли не возникает.
Причем по мнению контролирующих органов (письмо Минфина РФ от 19.07.2007 № 03-11-04/3/278), если отпуск используемых запасных частей и расходных материалов для ремонта автотранспортных средств осуществляется с торговой наценкой и выделяется в заказах-нарядах отдельной строкой, то в соответствии с Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н запасные части и материалы, стоимость которых не включается в себестоимость услуги по проведению ремонта автотранспортных средств, следует учитывать не на счете 10 «Материалы», а на счете 41 «Товары».
Ответ:
Наша компания произвела в автосервисе техническое обслуживание автомобиля, принадлежащего компании. В документе — акте сдачи приемки работ, представленном автосервисом в подтверждение расходов, отдельными строками указаны запчасти, материалы, стоимость работ.
5. Переиспользование машин
В некоторых компаниях определенное количество машин закреплены за директорами или отделами. В распоряжении рядовых сотрудников остается мало машин, и они всегда заняты, потому что востребованы. Директора, наоборот, ездят не так много, машины простаивают.
- Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание авто.
- Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин.
- Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы.
- Диспетчер распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела.
- Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте.
- Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки.
6.Не осуществляется учет простоев автотранспорта
3. Контроль работы водителей и сотрудников
Чтобы узнать местоположение и статус водителя, обычно диспетчер должен созвониться или списаться с ним. По-другому получить эту информацию нельзя. Поэтому водитель или любой другой сотрудник компании мог ездить и решать свои личные дела на служебном автомобиле.
Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН. Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки не применяет ККТ). Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.
Расходы на ремонт автомобиля
Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т.д.). Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.
Расходы на ГСМ
Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования. Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.
Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?
Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.
