Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как сформировать том для сдачи в архив оао ржд и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
- Регистрирует поступивший запрос в течение трех дней с момента его поступления.
- Рассматривает поступивший запрос о предоставлении услуги в течение 30 дней с даты регистрации запроса. В исключительных случаях срок рассмотрения запроса может быть продлен руководителем архива, но не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.
- В случае если запрос не относится к составу хранящихся в Отделе архивов документов, направляет в течение 7 дней со дня его регистрации в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.
- При отсутствии в Отделе архивов запрашиваемых сведений направляет ответ об отсутствии в документах архива интересующих заявителя сведений, а также по возможности дает рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.
- Выдает (направляет) заявителю результат услуги способом, указанным в заявлении.
- допустимые форматы файлов: jpg, jpeg, tiff, pdf, zip, rar, doc, xls, docx, xlsx;
- максимальный размер файла для добавления к электронному заявлению — 3 Мб;
- каждый отдельный документ должен быть загружен в виде отдельного файла;
- количество файлов должно соответствовать количеству документов, направляемых для получения государственной услуги, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе.
- заявитель — юридическое лицо (руководитель организации или представитель имеющий право действовать от имени организации без доверенности) — должен иметь учетную запись юридического лица в ЕСИА, авторизоваться на Портале, используя простую электронную подпись или квалифицированную электронную подпись;
- заявитель — физическое лицо должен авторизоваться на Портале, используя простую электронную подпись.
- заполняет форму электронного заявления, включающую сведения, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги;
- прикрепляет к заявлению документы в электронном виде (скан‑образы документов либо иные документы в электронном виде);
- подтверждает достоверность сообщенных сведений (устанавливает соответствующую отметку в форме электронного заявления);
- отправляет электронное заявление (нажимает соответствующую кнопку в форме электронного заявления).
Заявители
- для граждан — фамилию, имя и отчество (последнее при наличии), для организаций — наименование юридического лица на бланке организации;
- почтовый и/или электронный адрес заявителя, по которому должен быть дан ответ;
- интересующие заявителя сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форму получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка, архивные копии);
- номер контактного телефона заявителя или его представителя;
- для граждан — личную подпись заявителя или его представителя, для организаций — подпись должностного лица;
- дату составления запроса.
Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.
Офисное хранение документов
После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.
Создание электронного архива
Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.
30. При импортных перевозках товаров, следующих через пограничные переходы и через порты Российской Федерации, наряду с копиями перевозочных документов дополнительно оформляются:
— копии контрактов (договоров) на оказание услуг по импортным перевозкам товаров, заключенных железной дорогой от имени ОАО «РЖД» с пользователями услуг ОАО «РЖД»;
— копии выписок банка, а также справок об учете средств на лицевом счете пользователей услуг ОАО «РЖД» за перевозки товаров за месяц;
— копии таможенных деклараций.
49. Пакеты документов по импортным перевозкам товаров (после проверки Департаментом бухгалтерского и налогового учета) не позднее 20 числа второго месяца, следующего за отчетным (по расчетам через железные дороги — не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным), представляются структурными подразделениями ОАО «РЖД» с сопроводительным письмом указанного департамента в Межрегиональную инспекцию.
График представления документов структурными подразделениями ОАО «РЖД» ежемесячно утверждается Департаментом бухгалтерского и налогового учета и доводится до их сведения не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.
Сбор документов, включаемых в реестр выписок банка
33. Собранные документы формируются в пакеты документов по импортным перевозкам по каждому пользователю услуг ОАО «РЖД» с указанием в описях собранных документов итоговых сумм, на которые были оказаны услуги по импортным перевозкам товаров, а также с указанием общей суммы оплаты импортных перевозок за отчетный месяц пользователем услуг ОАО «РЖД» и суммы, подлежащей включению в части импортных перевозок товаров в налоговую декларацию по НДС по налоговой ставке 0 процентов.
В указанные пакеты документов включаются следующие документы за отчетный месяц:
— описи собранных документов;
— копии перевозочных документов;
— копии выписок банка;
— копии контрактов (договоров) на оказание услуг по импортным перевозкам товаров, заключенных железной дорогой от имени ОАО «РЖД» с пользователями услуг ОАО «РЖД»;
— копии таможенных деклараций;
— копии справок об учете средств на лицевом счете пользователя услуг ОАО «РЖД» за перевозки товаров за месяц;
— перечни железнодорожных документов.
В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.
Антикризисный комплект – набор сервисов для организации удаленной работы на 180 дней. Включает:
Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
Срок хранения временных документов
Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Проведение экспертизы ценности документов
В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист – заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа – заверителя дела установлена Правилами хранения**.
Составление и оформление описей дел
* ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).